Beleggers kopen gewoonlijk aandelen van beursgenoteerde ondernemingen. Deze beleggers worden beschouwd als aandeelhouders of aandeelhouders en hun aandelen betekenen mede-eigendom van de onderneming. Als gevolg van hun eigendom krijgen aandeelhouders verschillende bevoegdheden, waaronder de mogelijkheid om een raad van bestuur te kiezen. Zij nemen deel aan deze activiteiten tijdens jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen. Velen ondertekenen volmachtformulieren waarmee ze kunnen stemmen over bedrijfsaangelegenheden zonder aanwezig te zijn. De formulieren machtigen derden om namens hen te stemmen.
Procedure voor stemmen
Volgens de Amerikaanse Securities and Exchange Commission bieden bedrijven aandeelhouders vier manieren om te stemmen. Aandeelhouders kunnen de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering persoonlijk bijwonen om te stemmen. Vóór die vergadering ontvangen aandeelhouders documenten waarin de stemprocedures, de details van de vergadering en een proxykaart worden geschetst. Aandeelhouders kunnen ook per post stemmen door de volmachtkaart in te vullen, die de kwestie vermeldt waarover gestemd moet worden. Een proxykaart is anders dan een proxyformulier: de kaart is de daadwerkelijke stemming en het formulier is een machtiging voor een derde kiezer. Bovendien kunnen bedrijven aandeelhouders toestaan te stemmen via de telefoon of internet.
Volmachtformuliertaal
Hoewel de taal van het volmachtformulier zal variëren, vereisen de typische machtigingsformulieren dat de aandeelhouders zich identificeren, het bedrijf waarin zij aandelen bezitten, de externe proxy-kiezer als de agent van de aandeelhouder, de vergadering waarop de proxy zal stemmen en een bevestiging dat eerdere proxies zijn vervangen. Aandeelhouders moeten het formulier dateren en ondertekenen. Volmacht kiezers zijn verplicht om stemmen uit te brengen volgens de instructies van de aandeelhouder.
De proxy autoriseren
Na het identificeren van een proxy-kiezer en het invullen van het machtigingsformulier, kunnen aandeelhouders het document naar het hoofdkantoor verzenden. Als alternatief staan sommige bedrijven volmachten toe om het formulier zelf te presenteren op de relevante jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Volmachten mogen stemmen nadat de machtiging is ingediend, voorafgaand aan of tijdens de relevante aandeelhoudersvergadering.
Intrekking van Proxy
Over het algemeen zijn aandeelhouders niet gebonden aan eerder ingediende volmachtformulieren als ze de autorisatie willen intrekken. Hoewel de specifieke regels per bedrijf verschillen, moeten aandeelhouders na het ondertekenen en indienen van het volmachtformulier een afzonderlijke procedure volgen om de machtiging in te trekken. Over het algemeen moeten aandeelhouders van het record een brief verzenden die de proxy identificeert, samen met een verzoek om de autorisatie van de kiezer te verwijderen. Aandeelhouders moeten echter een nieuwe gevolmachtigde autoriseren als zij van plan zijn om tijdens een vergadering een stem uit te brengen die zij niet fysiek bijwonen.
Volmachtformulieren en tussenpersonen
Aandeelhouders die aandelen kopen via makelaars-handelaars, stemmen niet rechtstreeks met de onderneming en hoeven dus niet altijd fysieke volmachtformulieren te ondertekenen. Makelaar-handelaars treden op als gevolmachtigde en brengen namens de aandeelhouder stemmen uit. Deze aandeelhouders kunnen op de vergadering stemmen door ofwel geregistreerde eigenaar te worden, of door de makelaar te vragen de gevolmachtigde in te schrijven voor de aandeelhouder. Aandeelhouders worden geregistreerde eigenaars door de fysieke aandelencertificaten aan te vragen, meestal tegen een vergoeding. Aandeelhouders kunnen directe stemmen uitbrengen door fysiek op de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering te verschijnen.
