De crediteuren van een klein kantoor zijn een kortlopende verplichtingenrekening die bestaat uit schuldverplichtingen die binnen de komende 12 maanden moeten worden betaald. Het is belangrijk dat de documenten die deze schulditems ondersteunen, zo zijn georganiseerd dat betalingen aan deze verplichtingen op tijd worden gedaan. De tijdige betaling van crediteuren houdt de kredietwaardigheid van de organisatie in stand en zorgt voor goede en stabiele relaties met crediteuren en leveranciers.
Koppel ontvangen facturen aan hun inkooporder en ontvangst- of servicevermelding. Een geldige en betaalbare factuur bestaat wanneer een goedgekeurde inkooporder is gecreëerd en items op de order zijn ontvangen of services zijn voltooid. Maak mappen op naam van de leverancier om ongeëvenaarde inkooporders te houden, documenten te ontvangen en ander ondersteunend papierwerk.
Bestands crediteurendocumenten per betaaldatum. Nadat de facturen zijn gematcht met ondersteunende documenten, controleert u de vervaldatum en stelt u een betalingsdatum voor de factuur in. Organiseer de facturen in mappen die elke dag van de maand vertegenwoordigen. Wanneer u de betalingsdatum voor de factuur bepaalt, dient u deze onder die dag in te dienen. Een accordeonmap, die niet veel ruimte in beslag neemt, kan worden gebruikt om de documenten georganiseerd te houden; elk tabblad kan een dag van de maand weergeven. Als een map met accordeon te klein is, overweeg dan hangende bestanden te gebruiken die meer ruimte bieden voor papierwerk. Ken alleen de dag van de maand toe aan elke map of bestand; Wanneer de huidige maand eindigt, kunt u deze bestanden opnieuw gebruiken voor de volgende maand.
Neem in uw dagelijkse schema een overzicht op van het crediteurenbestand van die dag. Als er facturen zijn ingediend die dag, geeft u een betaling voor de factuur uit en markeert u deze als betaald. De factuur moet de betalingsdatum, het chequenummer of transactie-ID vermelden, indien elektronisch betaald, het betaalde bedrag en identificatie van de persoon die de betaling heeft verwerkt.
Bestand betaalde facturen in bestanden gemaakt voor elke leverancier of crediteur. Het bestand van de leverancier moet alle betaalde facturen bevatten sinds het begin van de boekhouding of periode van 12 maanden. De documenten in dit bestand ondersteunen de betalingen aan de leverancier. Als er zich een probleem voordoet met een betaling of een claim van een leverancier die niet is ontvangen, kan deze documentatie ondersteuning bieden wanneer de betaling is voltooid en de items zijn betaald of niet zijn betaald.
