Met archiveringssystemen voor medische dossiers kunnen providers informatie veilig opslaan en efficiënt ophalen. Filing-systemen beschermen ook patiënt-identificeerbare gegevens. Het type gezondheidsinformatiesysteem dat een provider gebruikt, hangt vaak af van het type faciliteit, de grootte, het aantal patiënten dat ermee wordt behandeld en het aantal records dat het bijhoudt. Kleinere faciliteiten die gespecialiseerde zorg bieden aan minder patiënten, kunnen papieren records kiezen, terwijl grotere organisaties met meerdere afdelingen en locaties elektronische records kunnen gebruiken. Sommige zorgverleners gebruiken een combinatie van papieren en elektronische archiveringssystemen.
Medische dossiers: goed voor de patiënt en de leverancier
Medische dossiers ondersteunen de kwaliteit van zorg voor patiënten en helpen ervoor te zorgen dat degenen die de zorg verlenen, op de juiste manier worden betaald. Door symptomen, diagnoses en behandelingen te documenteren, kunnen zorgverleners medische geschiedenis gebruiken om patiënten te helpen gezond te blijven en sneller van ziekten te herstellen. Ze kunnen ook sneller worden betaald omdat verzekeringsmaatschappijen vaak een bewijs van kwaliteitszorg nodig hebben.
Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA) -standaarden helpen uw privacy te beschermen door richtlijnen te geven voor wat, wanneer en hoe informatie over uw zorg kan worden gedeeld. Alle medische providers moeten zich houden aan deze normen, ongeacht het type bestandssysteem dat ze gebruiken. Om bepaalde informatie te delen, moeten zij uw schriftelijke toestemming en een ondertekend vrijgaveformulier verkrijgen. Uw buurman kan uw arts bijvoorbeeld niet bellen om erachter te komen of u een patiënt bent, laat staan waarom u de dokter heeft gezien. Zelfs uw echtgenoot heeft een ondertekend vrijgaveformulier nodig om met uw arts te kunnen praten. Verzekeringsmaatschappijen hebben toegang tot beperkte informatie, zoals codes voor facturering van verzekeringen, maar hebben geen toegang tot andere informatie over uw zorg.
Papiersystemen: alfabetisch of numeriek georganiseerd
Archiefsystemen voor papieren medische dossiers nemen veel ruimte in beslag. Planken, kasten en laden met mappen met kleurcodering zijn gemeengoed.
Dit soort systemen is afhankelijk van de hoeveelheid beschikbare lineaire vijl inches om records op te slaan en hoe records worden georganiseerd. Records zijn meestal alfabetisch of numeriek geordend.
Numerieke archiveringssystemen omvatten het volgende.
- Rechtstreeks of opeenvolgend indienen: Medische dossiers worden in chronologische volgorde op patiëntnummer geregistreerd (d.w.z. de datum in een record van datum-maand-jaar).
- Terminalcijfer indienen: Ook wel bekend als het systeem voor omgekeerde numerieke archivering, is dit het tegenovergestelde van het numerieke teken in die records worden gesorteerd op het laatste cijfer (dat wil zeggen het jaar in een record van datum-maand-jaar).
Papieren mappen worden meestal achter gesloten deuren en in vergrendelde laden opgeslagen. Kantoormedewerkers houden aanvragen voor records en de locatie van records bij, bijvoorbeeld via een kassasysteem waarvoor iemand moet tekenen voor een record. Alleen toezichthouders hebben toegang tot records na uren, indien nodig.
Elektronisch archiveringssysteem: gemakkelijker te delen
Een elektronisch medisch dossier is een digitale versie van de papieren kaart die de geschiedenis van een patiënt bevat binnen een enkele praktijk. Een aanbieder gebruikt een EMR om patiënten te identificeren voor preventieve bezoeken en screenings, de gezondheid van patiënten te bewaken, gegevens bij te houden en de kwaliteit van zorg te verbeteren.
Met een EMR heeft een gebruiker alleen toegang tot de specifieke informatie die uit de record nodig is. Als een gebruiker bijvoorbeeld geen volledige patiëntgeschiedenis hoeft te zien, geeft het systeem alleen toegang tot informatie die ze nodig hebben om hun taak uit te voeren. EMR-systemen gebruiken beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot beschermde gezondheidsinformatie, zoals medische geschiedenis. Dit helpt ervoor te zorgen dat aan de HIPAA-normen wordt voldaan, terwijl tegelijkertijd gemakkelijke toegang tot goedgekeurde partijen mogelijk is.
Robuuste elektronische medische dossiers bevatten ook administratieve en factureringsgegevens. EMR's kunnen worden gedeeld tussen praktijken om de kwaliteit van de zorg te verbeteren, maar het delen van gegevens tussen aanbieders en voorzieningen moet nog steeds plaatsvinden in overeenstemming met de HIPAA-regelgeving. Grote softwareleveranciers zoals Cerner, Epic, McKesson en Meditech bieden opslagsystemen waarmee gebruikers toegang hebben tot informatie voor individuele patiënten door ze op naam te zoeken. Elektronische archiveringssystemen bieden gebruikers ook de mogelijkheid informatie te bekijken voor groepen patiënten, zoals het zoeken naar gedeelde demografische gegevens of medische geschiedenis, zodat ze de gezondheid van gemeenschappen kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door te identificeren wie immunisaties moet ontvangen.
Hybrid Systems: combinatie van elektronische en papieren dossiers
Sommige medische praktijken gebruiken elektronische records en papieren dossiers. Ze kunnen digitale informatie afdrukken, papieren documenten scannen en toegang krijgen tot informatie van elk type systeem, zodat hun elektronische en papieren systemen compatibel zijn.
Sommige werkwijzen die EMR's gebruiken, werken bijvoorbeeld hun bestanden bij door papieren informatie te scannen. Of ze zullen informatie uit de elektronische registratie afdrukken, zodat een hulpverlener het op papier kan hebben bij de behandeling van een patiënt.
Het beleid en de procedures van een faciliteit moeten bepalen welke delen van de record op papier zijn gebaseerd en welke onderdelen elektronisch worden opgeslagen. Alle nieuwe records worden in de juiste indeling opgeslagen. Als een deel van het record op papier is gebaseerd, moet dit verwijzen naar de locatie van het elektronische gedeelte.
