Succesvolle archiefbeheersystemen slaan records veilig op en creëren een organisatiemethode voor het maken, onderhouden, gebruiken en verwijderen van records. Het creëren en continu bijwerken van richtlijnen voor records management is essentieel voor het behoud van de integriteit van het systeem. Met richtlijnen voor informatie-eisen, invoermethoden, tijdlijnen voor opslag en back-up, beveiligingsvoorschriften en nauwkeurige rapportage, kunt u een effectief systeem voor records management creëren.
Informatie
Ontwikkel richtlijnen voor welk type informatie uw bedrijf wil en moet opslaan. Dit moet contracten, personeelsdossiers, opnamedocumenten, klantendossiers, wettelijke gegevens, financiële verslagen en andere relevante informatie omvatten die het bedrijf nodig heeft. Stel deze lijst samen door overleg te plegen met meerdere afdelingen om de volledigheid en naleving van elke functionele behoefte te verzekeren. Bekijk de definitieve lijst met de juridisch adviseur van uw bedrijf om te controleren of de informatie die nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, is opgenomen in uw opslagbeheerrichtlijnen voor archiefbeheer.
Invoermethoden
Stel een methodologie op voor recordinvoer voor elk recordtype. Records kunnen handmatig worden ingevoerd, geïmporteerd vanuit complementaire systemen of ingevoerd via een scansysteem. Deze invoermethoden moeten betrouwbaar en veilig zijn. Voor elektronische uitwisselingen, steek de overtolligheidscontroles in die zorgen voor nauwkeurige overdrachten. Voor handmatige invoer, een systeem van kwaliteitscontroles opstarten om nauwkeurigheid te garanderen.
opslagruimte
Wijs opslagtijdlijnen aan voor elk type record dat in het systeem is ingevoerd. Tijdlijnen moeten rekening houden met wettelijke verplichtingen, beperkingen van het gegevenssysteem en functionaliteit. Voor zelden benaderde records kunt u een aanvullend opslagsysteem overwegen dat incidentele toegang tot records biedt. Deze records kunnen worden gecomprimeerd voor het minimaliseren van opslagbehoeften. Door records weg te bewaren van uw primaire recordsysteem, kunnen vaak gebruikte records sneller worden opgehaald. Uw richtlijnen voor records management moeten routinematige back-upprocedures en bij voorkeur off-site dubbele opslag van kritieke records bevatten.
Veiligheid
Een diepgaand beveiligingsplan is een essentieel onderdeel van uw records managementplan. Groepsrecords in groepen die kunnen worden geclassificeerd als beveiliging en veilige, met een wachtwoord beveiligde toegang toewijzen aan de juiste werknemersgroepen. Deze beveiligingscontrole moet ook gelden voor iedereen die toegang heeft tot invoergegevens, onderhoud uitvoert en records gebruikt of vernietigt. Controleer de veiligheidsmachtiging regelmatig om ervoor te zorgen dat de bedrijfs- en wettelijke verplichtingen worden nageleefd. Neem de veiligheidsmachtiging op in nieuwe personeelsprocedures en beëindigde werknemersprocedures.
rapporten
Routine-rapportage hoort onderdeel te zijn van uw archiefbeheersysteem. Deze rapporten moeten lijsten bevatten van gebruikers die toegang hebben gehad tot gevoelige gegevens, wijzigingen in de veiligheidsmachtiging, foutrapportage voor onvolledige records en records die kunnen worden verwijderd. Voeg rapporten toe voor kritieke gegevensgebieden.
