Wanneer een contract afloopt, moet de hoeveelheid geld die is gebudgetteerd voor het contract overeenkomen met wat is uitbetaald. In de praktijk kunnen er fouten zijn, bonussen die niet zijn verdiend, ingehouden kosten en andere plaatsen in het contractbudget waar de boeken niet in evenwicht zijn. Contractafstemming is het proces van uitleggen en oplossen van financiële losse eindjes: de taken omvatten het vinden van fouten, het vinden van de oorzaak, het berekenen van de grootte en het uitzoeken hoe deze te verhelpen.
Papierwerk
De eerste taak bij het afstemmen van een contract is om het papierwerk door te nemen, volgens het ministerie van Defensie. De taken van de stafmedewerkers die werken aan afstemming omvatten het vergelijken van het basiscontract, samen met eventuele wijzigingsopdrachten, met factureringsdocumenten, betalingsbonnen, officiële boekhoudsystemen en alle transacties die al zijn verwerkt. De federale overheid heeft computersystemen voor afstemming ontwikkeld die het afstemmingspersoneel in staat stellen documentatie aan te passen die elektronisch in verschillende afdelingen is gearchiveerd.
Documentatie
Het kan blijken dat er documenten ontbreken die het onmogelijk maken om het contract goed te verzoenen. In dat geval is de taak van het personeel om de records, elektronische en papieren versie, grondig te doorzoeken om de documentatie te vinden. Als er geen materiaal kan worden gevonden, moeten de medewerkers hun uiterste best doen met de informatie die ze hebben.
verschillen
De volgende taak van het personeel is om de redenen voor verschillen te vinden. Mogelijke redenen zijn fraude, boekhoudfouten, een daling van de kosten van leveringen of een aannemer die nog geen terugbetaling heeft ontvangen.
De boeken aanpassen
Zodra fouten zijn gevonden, is de laatste taak van een contractafstemmingsjob om de accounts bij te werken - deze aan te passen wanneer te veel betaalde bedragen worden teruggegeven, of om fouten te verwijderen of wanneer betalingsbewijzen voor te late betaling definitief worden ingediend.
