De functies van verschillende organisatiestructuren zijn om de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf te bepalen. Het is vaak een 'chain of command' in het bedrijfsleven en hoe hiërarchieën en elke afdeling zijn gestructureerd die het productief maken - of niet. Een "functionele" organisatiestructuur maakt gebruik van de specialiteiten van werknemers en wijkt af van generalisten die in meerdere rollen kunnen optreden.
Wat is het doel van de organisatiestructuur?
Er zijn vier hoofdvormen van organisatiestructuur, en elke heeft zijn voor- en nadelen. De reden dat ze bestaan is om orde te scheppen in de chaos van het bedrijfsleven. Zonder een commandostructuur of een geaccepteerde methode voor het oplossen van geschillen, kan anarchie regeren.
Het gezegde "the buck stops here" is in de wereld van vandaag cliché geworden, maar de organisatiestructuur heeft alles te maken met het achterhalen waar de bok stopt en hoe. Zelfs als je denkt dat je geen organisatiestructuur hebt, doe je dat wel. Soms groeien ze gewoon organisch en ontwikkelen ze zich in de loop van de tijd, maar vaak zijn ze opzettelijk en gepland.
De vier soorten organisatiestructuren zijn vlak, matrix, divisie en de eerder genoemde functionele structuur.
Structuren beïnvloeden uiteindelijk de relaties tussen management en medewerkers, hoe de communicatie verloopt, waar verantwoordelijkheden vallen en hoe het management toezicht houdt op het bedrijf. Het kan zelfs van invloed zijn op hoe een bedrijf zijn markt uitbreidt of zijn bedrijf uitbreidt.
Het goede nieuws is dat structuren niet in steen zijn geschreven en dat ze eenvoudig kunnen worden aangepast of aangepast als bedrijven groeien of zich in de loop van de tijd inkrimpen.
Functies van verschillende organisatiestructuren
Net zoals sommige werkprojecten baat hebben bij het aannemen van een specifieke workflow, kunnen organisaties vaak beter presteren als er een structurele organisatie op hun werk is.
Functionele organisaties werken meestal door specifiek werk te delegeren naar afdelingen die verantwoordelijk zijn voor alles en iedereen onder die paraplu. De boekhouding zal bijvoorbeeld de te betalen en te ontvangen zaken afhandelen. Marketing handelt marketing, reclame en promoties af. Human resources zorgt voor inhuren, onboarding en offboarding, training en andere personeelsgerelateerde taken.
Bij het opstellen van een organigram en hun functies kent elke afdeling zijn rol, zijn commandostructuur en de workflow die specifiek is voor hen.
Wat is organisatieontwerp?
Bij het bepalen van de structuur van een bedrijf, is dat organisatorisch ontwerp. Het beoordeelt de doelstellingen van het bedrijf en bedenkt vervolgens een commandostructuur en organisatiestructuur die het meest productief zijn om genoemde doelstellingen te bereiken.
De beste bedrijven blijven niet statisch - ze passen zich aan en veranderen naarmate de tijd verstrijkt, zodat ze hun doelen beter kunnen bereiken of zich kunnen diversifiëren voor nieuwe markten.
Zeg een bedrijf uit Hoboken, New Jersey, heeft 47 jaar ervaring in het domineren van de oostkust van de Verenigde Staten met elektronica bedrading. Misschien hebben ze een nieuw doel om de Aziatische markt aan te pakken omdat een deur is geopend met een fantastische kans. Business as usual vliegen niet aan de andere kant van de Stille Oceaan. Verschillende workflows, talen en gebruiken vereisen dat het bedrijf zich aanpast en voldoet aan de verwachte zakelijke tradities in Azië.
Door hun organisatiestructuur opnieuw te ontwerpen, kan het bedrijf nieuwe afdelingen creëren en nieuwe medewerkers aannemen die het best geschikt zijn voor deze rollen. De marketingafdeling moet meertalig personeel inhuren en het juridische team moet de wetten kennen voor elke nieuwe markt die is betreden. Dealer en onderhandelaar zullen de gebruiken en mogelijkheden in elke plaats moeten begrijpen. Dit alles kan worden voorzien en gepland door een nieuwe organisatiedynamiek te creëren die klaar is om deze uitdagingen aan te gaan.
Veranderende technologische werkwijzen bij een bedrijf, toevoeging van een nieuw productengamma, opening van een andere locatie - al deze zouden kunnen profiteren van het aanpassen of herontwerpen van bestaande organisatiestructuren.
Voordelen van een functionele structuur
In veel opzichten kunnen functionele structuren uiterst efficiënt zijn. Door te focussen op de sterke punten van elke werknemer en deze op te dragen aan een afdeling die inspeelt op de genoemde sterke punten, profiteert het bedrijf vaak.
Deze afdelingen worden idealiter geleid door iemand met het vermogen en de vaardigheden om toezicht te houden en alle taken bij de hand te houden. Door gegroepeerd te worden met anderen die dezelfde fundamentele kennis hebben, is er vaak een handel en een aanvulling van kwaliteiten die uitwisselingen tussen deze werknemers mogelijk maken, wat hen kan helpen hun talenten te vergroten.
Dit is precies waarom gebieden zoals training enorm geholpen kunnen worden wanneer functionele structuren in het spel zijn, omdat werknemers omringd zijn door de vaardigheden die ze nodig hebben om zich te ontwikkelen.
Het is ook de reden waarom training verder kan gaan in functionele formats, omdat ze werknemers ontwikkelen die er misschien zijn voor de lange termijn. Omdat werknemers op afdelingen werken die zijn gericht op hun specialiteiten, kan er een waargenomen kans op groei en ontwikkeling zijn die loyaliteit op lange termijn en een lagere omzet kan bevorderen.
Nadelen van een functionele organisatiestructuur
Het probleem met muren is dat ze soms omhoog blijven als ze omhoog gaan. Sommige functioneel gesplitste bedrijven kunnen communicatieproblemen krijgen vanwege de perceptie dat ze afzonderlijk en met een goede reden werken, in plaats van alleen maar een methode van efficiëntie te zijn. In deze gevallen kunnen er conflicten zijn tussen de behoeften van verschillende afdelingen. Misschien hebben human resources en de IT-afdeling allebei behoefte aan hulp van de marketingafdeling, maar marketing kan intern beslissen welke aanvraag wordt ingewilligd op basis van opportuniteit of andere factoren. Het is duidelijk dat deze situaties mis kunnen gaan, en het is aan het management om die muren af te breken die territoriale ruzies veroorzaken.
Door taakspecialisten voor elke divisie te omarmen, betekent dit dat generalisten mogelijk over het hoofd worden gezien. Een pluspunt van generalisten is dat ze de behoefte aan intradivisionele communicatie vaak beter kunnen waarderen of beter kunnen voorspellen hoe de ene taak ten goede komt aan een andere enzovoort. Als generalisten hun plaats in het bedrijf verliezen omdat ze niet ervaren dat ze over voldoende sterke vaardigheden beschikken op een afdeling, kan dit betekenen dat het bedrijf de waardevolle diversificatie en brugkwaliteiten die deze spelers met zich meebrengen verliest.
Managementconflicten kunnen zich ook voordoen in bedrijven met een functionele structuur. Het kan gebeuren dat elk afdelingshoofd een bijziend beeld heeft van wat succes inhoudt, zoals dat de prestaties van hun afdeling de belangrijkste criteria zijn voor het meten van succes in plaats van naar het grote geheel te kijken. Wanneer benchmarks afhankelijk zijn van afdelingsprestaties, kan dit ook het gedrag van werknemers beïnvloeden en zowel innovatie als snelle besluitvorming in de weg staan.
Wanneer zijn functionele structuren voordelig?
Wanneer bedrijven stabiel zijn en niet voortdurend nieuwe producten introduceren, kunnen ze goed presteren als een functionele organisatie. Als de sector niet vaak wordt gewijzigd, is er een vaste activabasis en dit zijn kwaliteiten die passen bij functionele structuren.
De bedrijfsgrootte hoeft niet noodzakelijkerwijs te worden vertaald in de vraag of een functionele organisatie hier baat bij heeft. Een lokale bandenwinkel doet het misschien goed met een functionele structuur, maar Amazon.com gebruikt ook een functionele structuur. Het is een verticale spelketen in Amazon, voor goed en slecht. Het kan betekenen dat ze soms langzamer reageren op dilemma's, maar het betekent ook dat er een sterk centraal merk en een samenhangende managementmethode bestaat tussen al hun afdelingen op internationaal niveau.
Organisatorische structuren kunnen zoiets als onroerend goed zijn - wat perfect is voor vandaag, is misschien te groot of te klein voor morgen. Het is verstandig om van tijd tot tijd na te denken over hoe een bedrijf is georganiseerd, omdat een beetje tweaken en innovatie een dramatische impact kan hebben op de productiviteit en het succes.
