Een georganiseerde en ontwikkelde vergaderagenda zorgt ervoor dat alle belangrijke onderwerpen op een bepaalde vergadering worden behandeld. Een overzichtsstructuur helpt de richting van de vergadering te sturen, zodat u niet van het ene onderwerp naar het andere springt, waardoor zaken op een efficiëntere manier kunnen worden uitgevoerd. Begin uw agendaoverzicht ruim voor de vergadering, zodat u verschillende concepten kunt maken en ze vóór de vergadering naar de deelnemers kunt sturen om hen te laten weten wat ze kunnen verwachten.
Noteer alle onderwerpen die u tijdens de vergadering moet behandelen. Begin zo breed mogelijk. Noteer bijvoorbeeld 'Planning', die verschillende subonderwerpen kan bevatten. Gebruik notities uit eerdere vergaderingen, e-mails en informatie die u hebt om ervoor te zorgen dat u alle benodigde onderwerpen opgeschreven hebt.
Communiceer met andere planners van vergaderingen of aanwezigen en vraag of ze onderwerpen hebben die aandacht behoeven. Geef ze een deadline voor voorgestelde onderwerpen en items, zodat je de tijd hebt om vervolgonderzoek of correspondentie te doen, indien nodig, en dan in te voegen in het overzicht.
Organiseer uw onderwerpen. Zoek naar onderwerpen die onder een groter onderwerp kunnen worden geplaatst. Als dat niet het geval is, doorloop je elk algemeen onderwerp en verdeelt u dit in specifieke agendapunten. Een agenda voor een productiebijeenkomst kan bijvoorbeeld "oefeningsconflicten" en "te onthouden datums" onder het onderwerp "Planning" bevatten.
Stel uw belangrijkste onderwerpen samen in volgorde van belangrijkheid. Bepaal welke onderwerpen het eerst van belang zijn in de omtrek, op basis van hoe belangrijk ze zijn, hoeveel tijd u nodig hebt om ze te bespreken en speciale overwegingen, zoals de persoon die dat deel van de vergadering presenteert dat bijvoorbeeld vroeg moet vertrekken.
Typ uw hoofdonderwerpen in een verticale lijst in vet, groter lettertype, ongeveer 14 tot 16 punts lettertype. Eén keer inspringen of een tab opsplitsen en elk subonderwerp opsplitsen direct onder het hoofdonderwerp. U kunt de onderwerpen en subonderwerpen nummeren of schrijven zoals u wenst. Vermeld alle gedetailleerde punten onder elk subonderwerp.
Kogel en streep die items ook in, dus ze zitten onder het subonderwerp, net naar rechts. De meeste softwareprogramma's automatisch inspringen, opsommingsteken en nummer wanneer u op "Enter" en "Tab" aan het einde van een hoofd- of subonderwerp drukt.
Typ alle noodzakelijke vergaderinformatie bovenaan in het midden van het document, inclusief de titel en datum van de vergadering, tijd, locatie, genodigden of verwachte deelnemers en contactgegevens voor de organisator van de vergadering, waarschijnlijk uzelf.
Noteer de naam van de presentator van elk onderwerp naast het hoofd- of subonderwerp, indien van toepassing. Let op hoeveel tijd je aan elk onderwerp geeft. Neem contact op met de presentator om ervoor te zorgen dat je haar voldoende tijd geeft.
