Om het hoofd te bieden aan conflicten op het werk, moeten HR-afdelingen een geformaliseerd schriftelijk beleid hebben dat beschrijft wat als ongepast werkgedrag wordt beschouwd en dat gemakkelijk toegankelijk is voor alle werknemers. Een beleid voor conflictoplossing bij bedrijven moet ook duidelijke procedures voor het onderzoeken van niet-nalevingsrapporten en disciplinaire maatregelen bevatten. Bedrijven met een zwak beleid op het gebied van conflicten op het werk verliezen mogelijk getalenteerde en productieve werknemers die gewoon willen ontsnappen aan een onplezierige collega wiens negatieve gedrag ongecontroleerd is.
Het belang van formalisering van conflictenbeleid op het werk
Het samenstellen van een gedetailleerd document voor de referentie van eerstelijnsmanagers en werknemers is over het algemeen een hulpmiddel om conflicten op het werk met succes aan te pakken. Een duidelijk beleid hebben. evenals een systeem voor het melden van overtredingen en het onderzoeken ervan, zorgt ervoor dat geen enkele medewerker "door de kieren gaat". Bij het vaststellen van een uitgebreid onderzoeks- en afwikkelingsbeleid moet personeel de bevoegdheid krijgen om disciplinaire maatregelen op basis van overtredingen uit te voeren, of anders werknemers negeert het beleid. Bedrijven die moeite hebben om een plek te vinden om te beginnen bij het ontwerpen van hun conflictbeleid op het gebied van de werkplek, moeten overwegen om een nultolerantiebeleid te hanteren, waardoor het voor alle werknemers duidelijk wordt dat intimidatie op de werkplek onacceptabel is. Het hebben van een zero-tolerance beleid kan de kans verkleinen dat recensenten ongeïnformeerde beslissingen nemen.
De rol van HR in geschillenbemiddeling
Personeelszaken is het tweede aanspreekpunt in een interpersoonlijk geschil op de werkplek, waarbij de eerste de directe supervisor van een werknemer is - tenzij het conflict tussen de werknemer en de supervisor is. In een groot bedrijf kan het hebben van een geschillenbeslechtingsspecialist voordelig zijn. Als een geschil ernstig genoeg is dat de eerstelijn-toezichthouder de situatie niet meteen kan oplossen, kunnen beide conflicterende werknemers worden verwezen naar een geschillenbemiddelingsspecialist in menselijke hulpbronnen. Menselijke hulpbronnen moeten afzonderlijk met elke partij spreken; met inbegrip van beide partijen in de discussie kan intimiderend gedrag genereren, reëel of waargenomen. De human resources-specialist beslist of de klacht een onderzoek rechtvaardigt of moet ter beoordeling naar een externe wetshandhavingsinstantie worden gestuurd. Een beschuldigde werknemer moet een formele waarschuwing ontvangen en een aantekening in zijn dossier indien toekomstige klachten tegen hem worden ingediend. De personeelsfunctionaris mag klachten niet zomaar afdoen omdat ze moeilijk te onderzoeken zijn. Sommige incidenten kunnen onderzoek vereisen door een specialist op het gebied van interne zaken of externe beveiligingsadviseur, ter beoordeling van de senior human resources officer.
Wanneer confronteren en wanneer neutraal blijven
Een personeelsfunctionaris die een klacht onderzoekt, moet neutraal blijven totdat een bewijs van de overtreding kan worden geverifieerd aan de hand van onweerlegbaar bewijs. Het verkrijgen van onweerlegbaar bewijs kan een speciaal onderzoek vereisen, zoals het installeren van beveiligingscamera's of het controleren van het computergebruik op de werkplek. Pas nadat bewezen is dat een werknemer schuldig is aan een interpersoonlijk conflict, moet de manager of personeelsfunctionaris disciplinaire maatregelen nemen.
Gevolgen van een beleidsinfractie
De minst grove vorm van disciplinaire maatregelen moet een schriftelijke formele berisping zijn met duidelijk omschreven consequenties voor herhaalde overtredingen. Wanneer ernstige overtredingen worden vermoed maar niet bewezen, kan personeel een werknemer in afwachting van een onderzoek schorsen. Zelfs als de beschuldigingen onjuist blijken te zijn, kan het betalen van de geschorste werknemer voor zijn downtime minder kostbaar zijn dan het negeren van het probleem en mogelijk geconfronteerd worden met een kostbare rechtszaak die is aangespannen door de miskende werknemer. Ernstigere inbreuken, zoals fysiek of seksueel misbruik op de werkplek, moeten redenen zijn voor onmiddellijk ontslag indien bewezen. Wetende dat bijvoorbeeld intimidatie op de werkplek zou kunnen leiden tot beëindiging, zou een sterk afschrikmiddel kunnen zijn voor ongepast gedrag.
