Herinneringsbrieven zijn handig als u contact opneemt met klanten die mogelijk vergeten zijn een rekening te betalen en als u contact opneemt met mensen om hen te herinneren aan een afspraak of evenement. Voor klanten die vaak e-mail gebruiken, kunt u een herinneringsmail sturen, een handige manier om ze snel te bereiken. Online brieven vereisen gedetailleerde aandacht voor elk woord om ervoor te zorgen dat uw brief niet agressief of grof klinkt, en correcte grammatica is een must.
Controleer de juistheid van informatie waar u de persoon aan wilt herinneren. Het versturen van een verzamelherinnering met onjuiste informatie zal een klant verwarren en mogelijk boos maken. Afspraak- en evenementherinneringen moeten ook nauwkeurige informatie bevatten om ervoor te zorgen dat individuen die afspraak maken of dat evenement bijwonen wanneer daarom wordt gevraagd.
Erken de mogelijkheid dat uw informatie onjuist is of dat de klant al betalingen heeft verzonden. Een verklaring waaruit blijkt dat u alleen uw eigen records kunt zien en dat u geen andere informatie hebt waarnaar u kunt verwijzen, kan de persoon die de brief leest helpen uw doel vanuit uw perspectief te begrijpen. Erkennende dat de partij onlangs een betaling had verzonden en deze betaling niet in de brief wordt weergegeven, zal een boze reactie van de ontvanger van de herinneringsbrief in bedwang houden.
Wees hoffelijk en behandel de cliënt zoals je behandeld wilt worden, als je een herinneringsbrief hebt ontvangen. Overwegingen, misrekeningen en verzachtende omstandigheden gebeuren in ieders leven. Al te grof of respectloos commentaar in een financiële herinneringsbrief helpt niet om het geld te krijgen van de persoon aan wie u de brief stuurt. Houd in plaats daarvan de brief nauwkeurig en bespreek alleen de bijzonderheden van de account op een beleefde manier - vermijd groffe of kwetsende opmerkingen.
Originele factuurgegevens opnemen bij het verzenden van een herinneringsbrief waarin om betaling wordt gevraagd. Veel klanten vragen om de oorspronkelijke facturering als ze zijn vergeten waarvoor dit account is. Om tijd te besparen, neemt u de originele facturering op in de herinneringsbrief aan de klant. De originele factuurgegevens kunnen online een link naar het account van de klant zijn wanneer u een herinneringsbrief per e-mail verzendt.
Vraag een reactie aan. Vragen om een reactie van de klant kan bestaan uit het vragen om een overmaking van de betaling, een retour telefoongesprek, een antwoord per e-mail of het invullen van de juiste contactgegevens en het aan u teruggeven. Door op een beleefde manier om een reactie van de klant te vragen, bent u meer geneigd om de cliënt te openen om het account te bespreken en een betaling van de klant te ontvangen.
Geef contactgegevens om u te bereiken. Zorg ervoor dat u al uw contactgegevens hebt in de herinneringsmail. Een fysiek adres of postadres is misschien niet genoeg; omvatten e-mail, website, telefoon- en faxnummers om de cliënt zoveel mogelijk manieren te geven om u te bereiken.
