Collectieactiviteiten vormen een onaangename behoefte achter de schermen wanneer iemand geld aan u of uw bedrijf verschuldigd is en niet bereid lijkt te betalen. In plaats van een tijdrovend en vruchteloos spelletje telefoongesprek voeren met een persoon die alle reden heeft om uw oproepen te ontwijken, schrijft u een zakelijke, grondige brief als een tastbare herinnering aan de schuld. E-mailberichten kunnen minder tijd en voorbereiding kosten dan inkt op papier, maar het feit dat u de moeite neemt om via de e-mail te communiceren, onderstreept uw oprechte en serieuze voornemen om betaling te garanderen.
Items die je nodig hebt
-
Briefhoofd
-
Kopie van factuur
Maak uw brief op het officiële briefhoofd van het bedrijf of de organisatie waaraan de late remitter de betaling verschuldigd is. Als er geen dergelijk briefhoofd bestaat, opent u de brief met de naam en het adres van uw organisatie of van uw organisatie. Volg die informatie met de volledige naam en het adres van de persoon of entiteit die u de betaling verschuldigd is. Maak een lijst van het rekeningnummer van de begunstigde en het factuur- of transactienummer vóór de aanhef die de ontvanger identificeert.
Gebruik een formele persoonlijke aanhef. Richt de ontvanger op "Beste mevrouw Jones" of "Geachte heer Smith." Begin met "Aan wie het kan doen" als u geen volledige contactgegevens van een persoon hebt.
Behoud een professionele, hartelijke, vrolijke toon, zelfs als je een diep gevoel van frustratie voelt. Richt uw proza op het idee dat de begunstigde uw factuur heeft overgeslagen en alleen een herinnering nodig heeft om de juiste overboeking te doen.
Vermeld het bedrag en de aard van de schuld, inclusief alle details van de aankoop of dienst waarvoor het betaalt. Neem transactie- en afleverdata op, evenals andere identificerende informatie.
Geef aan wat u van de remitter verwacht, inclusief hoe snel u de betaling verwacht. Verduidelijk eventuele boetes, inclusief rente of late kosten die al van toepassing zijn of zullen zijn.
Geef uw contactgegevens op zodat de remitter u kan bereiken om de situatie te verduidelijken of om een betalingsuitbreiding aan te vragen. Vermeld uw directe telefoonnummer en e-mailadres, ook als ze op het briefhoofd zelf staan. Met dank voor de snelle aandacht van de remittor en een herbevestiging van de waarde die u hecht aan uw werk- of zakelijke relatie.
Tips
-
Het oude gezegde dat "je zult meer vliegen vangen met honing dan met azijn" is overvloedig van toepassing op betalingsherinneringen. Tenzij deze brief een laatste vereiste vertegenwoordigt, laat ruimte voor het vooruitzicht dat de factuur op een dwaalspoor is geraakt of heeft de verzender een aantal tegenslagen ervaren die zijn aandacht op betalingsgegevens hebben belemmerd.
Voeg een kopie bij van de betreffende factuur of verklaring. Als u een zelf-geadresseerde envelop voor overschrijving opneemt, vermeld dit dan in uw brief.
Waarschuwing
Als uw brief specifieke acties beschrijft die u van plan bent te ondernemen als onderdeel van een incassoproces, inclusief gerechtelijke procedures voor kleine vorderingen of andere maatregelen, moet u voorbereid zijn om de maatregelen die u schetst door te zetten.
