Mensen leiden drukke levens en herinneren zich niet altijd wanneer ze iets moeten doen. Het versturen van herinneringsbrieven over een deadline kan eenvoudig een professionele beleefdheid zijn of het kan deel uitmaken van uw accountsysteem. De toon van deze letters is afhankelijk van de reden waarom u een herinnering stuurt. U gebruikt bijvoorbeeld een ondersteunende toon als u drukke ouders herinnert aan de deadline voor het aanmelden bij een zomerkamp. Een zakelijke brief die juridische actie bedreigt als een factuur niet wordt betaald, vereist een andere aanpak. Effectieve herinneringsbrieven worden ruim voor de deadline verzonden om de ontvanger de tijd te geven om te handelen.
Schrijf de brief met een gemoedelijke toon als de brief bedoeld is als een vriendelijke herinnering. Gebruik voor een vriendelijke brief de eerste alinea om de brief op een luchtige manier te starten, zoals een opmerking maken over hoe de lente snel tot het einde komt, en dat betekent dat de deadline voor het aanmelden voor een zomerkamp snel nadert. Voor een strenge zakelijke brief moet je meteen ter zake komen door aan te geven waarom je schrijft en waarom de ontvanger op de brief moet reageren.
Start de tweede alinea door duidelijk de deadline te vermelden. Geef duidelijke, specifieke informatie over de deadline, zoals woensdag 7 december om 17:00 uur. ET. De tijd is optioneel, maar is in bepaalde gevallen nuttig.
Geef duidelijke instructies over hoe u de deadline kunt halen. Mogelijkheden, waaronder het verzenden van een betaling zodat deze wordt ontvangen op of vóór de deadline, of zich online aanmelden voor een functie vóór de deadline. Geef andere relevante informatie op, zoals het verschuldigde betalingsbedrag of andere informatie die nodig is om de taak te voltooien.
Vertel de ontvanger de gevolgen van het missen van de deadline. Wijs er bijvoorbeeld op dat mensen die zich na de deadline registreren, een hogere vergoeding betalen of dat er geen bepalingen zijn voor late registratie.
Sluit af met een gratis afsluiting zoals 'Hartelijke groeten' of 'Met vriendelijke groeten'.
