Administratief personeel krijgt nooit de glorie of roem, maar zonder hen zijn werkplekken gedoemd tot inefficiëntie en stagnatie. Kwaliteitsbeheerders maken het verschil in hoe effectief anderen hun werk doen. Ze bieden ondersteuning en confronteren de eindeloze stroom achter de schermen taken die elk bedrijf doen functioneren.
Wat is een administratief assistent?
Administratieve assistenten vervullen verschillende rollen in kantooromgevingen. Hun taken kunnen doordringen tot de categorie persoonlijke assistenten als ze zijn toegewijd aan één manager of ze kunnen de sleutel zijn tot een succesvol, bruisend klein kantoor waar ze alleen gesprekken, papierwerk en andere taken behandelen ter ondersteuning van het hele personeelsbestand.
De meeste taken van administratieve assistenten omvatten het afhandelen van e-mail, het verwerken van telefoongesprekken of het plaatsen van oproepen naar klanten en ander personeel, het ruzie maken van papierwerk en het beheren van bestandssystemen. Vaak zullen ze betrokken zijn bij het aan boord gaan van nieuwe werknemers. Ze kunnen tijdlijnen voor het kantoor of senior executives beheren, afspraken maken en de agenda's bijhouden. Ze zullen vaak te maken krijgen met regelmatig geplande onderhoudsafspraken, zoals zorgen dat het waterbedrijf komt om de waterkoeler op te ruimen en andere routinekarweien.
De eindige details van een administratief medewerker zijn afhankelijk van het bedrijf en de mensen waarvoor ze werken. Als ze op een administratiekantoor werken, hebben ze mogelijk kennis van boekhoudprocedures nodig. Als ze in een tv-postproductiebedrijf werken, moeten ze lingo voor film en tv-productie kennen. Voor een reclamebureau moeten ze basiskennis hebben van het kopen van advertenties en het omgaan met advertenties en klanten.
Administratief assistant-taken kunnen een goede manier zijn om een overzicht te krijgen van wat een bedrijf doet, en het is mogelijk om je weg naar andere banen te banen of een gevoel te krijgen voor welke rollen het meest geschikt zijn voor hen. Aan de andere kant zijn er carrière-administratief assistenten die houden van het gevarieerde aanbod en het snelle tempo dat hun werk met zich meebrengt.
Wat zijn de taken van administratief assistenten?
Het is mogelijk om een geweldige administratieve assistent-baan te krijgen met alleen een middelbare school diploma, maar sommige universiteit helpt, vooral voor banen onder leidinggevenden. Belangrijker zijn beroepsspecifieke vaardigheden, zoals het hebben van goede communicatie, zowel schriftelijk als tijdens het spreken, omdat er zoveel e-mail en telefoonafhandeling bij komt kijken. Admins moeten vaak over goede tact en diplomatie beschikken, omdat ze te maken hebben met irate klanten of de neutrale partij zijn tussen het personeel op hun kantoor. Maar al hun communicatieve vaardigheden zullen verbitterd zijn als ze geen goede luisteraars zijn met een hoofd voor details.
Computervaardigheden zijn een must, inclusief weten hoe je programma's als Microsoft Word, Excel en Outlook moet gebruiken. Gegevensinvoer kan een vereiste taak zijn en het snel beheersen van alle programma's die het bedrijf gebruikt, zoals databasebeheer of teamsamenwerkingsapps, zal een beheerder helpen zijn rol te laten slagen.
Inzicht in alle aspecten van mailing is meestal vereist en kan betekenen dat u de weg kent naar USPS voor het afhandelen van dagelijkse post- en werkende frankeermachines, maar ook voor koerierssystemen zoals FedEx, UPS en zelfs voor het oproepen van lokale fietskoeriers.
De minder glorieuze administratieve taken houden in dat het kantoor goed wordt bevoorraad met voorraden. Van papier tot printerinkt en pennen, deze dingen vormen de supply backbone van een kantoor dat goed functioneert, en het is het domein van de administratieassistent. Dit geldt ook voor het onderhoud en het onderhoud van kantoorapparatuur zoals kopieerapparaten, computers en meer. Ze hoeven deze dingen niet per se op te lossen, maar een klein probleemoplossend vermogen gaat ver, en de rest van de tijd kunnen ze de IT-afdeling bellen of contact opnemen om mensen te repareren.
Welke kwaliteiten heeft administratief personeel nodig?
Professioneel gedrag en uiterlijk dat past bij het imago van het bedrijf gaat ver in deze functie omdat administratieve assistenten vaak de 'voorkant' van een bedrijf zijn of de eerste indruk die een leidinggevende krijgt wanneer ze aan het werk zijn.
Georganiseerd zijn is cruciaal. Al die schema's beheren, oproepen beantwoorden, memo's opstellen, spreadsheets bijwerken, het bestandssysteem bijhouden - deze vereisen allemaal goede organisatorische vaardigheden en de mogelijkheid om voortdurend op de hoogte te blijven van veel dingen. Gerelateerd zijn natuurlijk tijdmanagementvaardigheden omdat deadlines een constante zijn, en als een contract te laat wordt verzonden of een oproep niet snel wordt geretourneerd, kan dit ertoe leiden dat waardevolle zakelijke deals ineenstorten.
Goed zijn in teamwork is van cruciaal belang, want dat is waar support staffing roles voor staan, maar dat geldt ook voor alleen werken. Het is van essentieel belang om bovenop projecten te blijven en zelfvoorzienend te zijn, en dit te doen in een drukke omgeving met constante onderbrekingen is verplicht. Dagen zijn gevuld met oproepen, mensen die hulp nodig hebben en pop-uptaken die onmiddellijke oplossingen vereisen, maar er zijn nog steeds de lopende projecten die allemaal moeten worden voltooid, en de beheerders moeten beide uitblinken.
Welke vaardigheidsets zijn waardevol?
Naast de standaard dagelijkse vaardigheden die nodig zijn voor een succesvolle carrière in administratief ondersteunend werk, zijn er nog veel meer vaardigheden die een persoon uit de verpakking kunnen halen en een voordeel kunnen bieden voor beterbetaalde, meer ongrijpbare administratieve taken.
Tweetalig of meertalig zijn is een fantastische vaardigheid om te hebben. Het kennen van Spaanse, Duitse, Chinese, Indiase of andere talen die veel voorkomen in nationale of internationale bedrijven kan een beheerder enorm waardevol maken en deze rollen betalen vaak ook hoger.
Enkele andere potentieel waardevolle vaardigheden zijn het kennen van sociale media, basiskennis hebben, vaardig zijn in het schrijven van rapporten en het analyseren van gegevens en een goed begrip hebben van wettigheid en contracten.
Uiteindelijk moeten administratieve assistenten werk zoeken in carrièregebieden die voor hen van belang zijn. Iemand die van de wet houdt, moet op een advocatenkantoor werken omdat ze een beetje moeten leren over het beroep om daar effectief te presteren. Evenzo mag een persoon die een hekel heeft aan medicijnen, niet ambiëren om in een spreekkamer te werken. Hoe meer iemand op de hoogte is van het bedrijf dat op de werkvloer wordt uitgevoerd, hoe waardevoller ze worden als assistent en hoe groter hun kansen zullen zijn om te worden gepromoot.
Wat verdienen administratief assistenten?
De functies van administratief assistent variëren enorm en de compensatie neemt toe afhankelijk van de omvang van hun functieverantwoordelijkheden, hun ervaring en de anciënniteit van degenen die zij assisteren. Een administratieassistent voor een klein kantoor verdient dus minder dan één voor een snelgroeiende divisie van een reclamebureau die veel verdient, en ze verdienen beiden minder dan een uitvoerend administratief personeel dat exclusief voor een CEO werkt.
Volgens Indeed.com, bij het middelen uit de vacatures aangeboden voor oktober 2018, kregen instapbeheerders assistenten $13.05 per uur of ongeveer $28,000 jaarlijks. Aan de andere kant rapporteert Salary.com dat een ervaren junior administratief assistent gemiddeld $40,588, vanaf september 2018. Dezelfde site rapporteert het gemiddelde salaris voor een administratief medewerker van een CEO als $77,913, maar de salarissen op topniveau, inclusief de uitkeringspakketten, zijn even hoog als $95,219.
De toekomst voor administratieve assistenten
Technologie verandert snel, waardoor ons leven productiever, georganiseerd en snel dan ooit is. Je zou kunnen denken dat dit de administratieve assistent-banen van de toekomst bedreigt, maar dat is niet het geval. In sommige opzichten geeft het hen zelfs nog meer kansen.
Tegenwoordig zijn 'virtuele assistenten' een groeiende carrière. Het vermogen om op afstand te werken en via telefoon en video in contact te staan met hun werkgevers, maakt het mogelijk dat assistenten werken voor mensen over de hele wereld. Dit is een groeiende carrièremogelijkheid voor diegenen die vanuit huis of in het buitenland willen werken. Sommige VA's werken rechtstreeks voor bedrijven, sommige zijn in dienst van derden en velen zijn nu zelfstandig en werken parttime voor twee of meer werkgevers per week. Om een succesvolle VA te worden, is nog meer zelfstart en ijver vereist omdat werken op afstand betekent dat je je eigen gang moet blijven gaan.
Ook in traditionele kantoren hoeven administratief medewerkers niets te vrezen - hun werk zal de sleutel blijven tot succes op elke werkplek. Wat kan veranderen, is het niveau van computervaardigheid dat ze verwachten te hebben, aangezien automatisering en digitale afhankelijkheid blijven toenemen, zodat degenen die op trends en technologieën blijven een voordeel hebben ten opzichte van hun leeftijdsgenoten.
