Het doel van een documentbesturingssysteem is ervoor te zorgen dat de documenten die uw organisatie gebruikt, effectief en actueel zijn. Dit kan worden bereikt met behulp van een eenvoudige lijst met documenten die bekend staat als een hoofdlijst.
Beleid en procedurehandboek
De aanpak van documentbeheer binnen uw beleids- en procedurehandleiding moet de eerste stap zijn. Bovendien moet uw organisatie een beheerder identificeren die toeziet op documentbeheer door verantwoordelijk te zijn voor de hoofdlijst met documenten.
Hoofdlijst met documenten
Maak een hoofdlijst die de documenten identificeert die in uw organisatie worden gebruikt om effectief te werken. Voorbeelden van documenten zijn procedurehandleidingen, kwaliteitshandleidingen, werkinstructies en formulieren. Gebruik een spread sheet-formaat, voeg de naam van het document en de versie toe. Als u verwijst naar een verplichte procedure van een externe bron, zal het verwijzen naar de standaard op de hoofdlijst de traceerbaarheid bevorderen.
Revisieproces
Documenten die worden herzien, moeten worden genoteerd op de hoofdlijst. Bijvoorbeeld, Beleid en procedures voor kwaliteitsborging, versie B. U kunt uw eigen identificatiesysteem maken. Sommige organisaties gebruiken de revisie data. Wanneer een procedure wordt herzien, moet u ook de formulieren of instructies die u in de procedure gebruikt, controleren.
