Fouten bij de aankoop kunnen zowel gênant als duur zijn, zoals de recente fout van de Franse treinexploitant SNCF. Voor 15 miljard euro kocht het spoorwegbedrijf 2.000 nieuwe treinen te breed voor de meeste treinplatformen. E-procurement kan inkoop vereenvoudigen, geld besparen en de gehele toevoerlijn verbeteren. Ondanks de vele voordelen kan e-procurement beperkingen en beperkte opties voor kopers tot gevolg hebben als ze niet correct worden benaderd. Voor verkopers - met name SOHO-bedrijven met beperkte middelen - kan dit aanzienlijke hindernissen met zich meebrengen, zoals de implementatie van leverancierspecifieke software en nalevingsproblemen.
De cultuur veranderen
Inkoop is altijd een hands-on, persoon-tot-persoon taak geweest, waarbij kopers relaties hebben opgebouwd en in de loop van de tijd een invloedssfeer hebben opgebouwd bij vertrouwde partners.Inbreken in die sfeer kan moeilijk zijn voor een nieuwe leverancier en zakelijke kopers die gewend zijn aan oudere methoden zijn bestand tegen verandering. Nog moeilijker voor de klant dan de e-procurement technologie is de vereiste cultuur. In de overheidssector, bijvoorbeeld, zijn inkopers die onder druk staan om belastingdollars te besparen implementatie van e-procurement, maar stuiten ze nog steeds op verzet van de rest van hun organisatie. In de ASEAN-regio bijvoorbeeld voldeed een mandaat om e-procurement te gebruiken om verspilling en fraude te verminderen aan algemene weerstand en een logge bureaucratie.
Aan boord gaan
Gelukkig voor kleine bedrijven met minder middelen, worden de technische en organisatorische obstakels bij e-procurement steeds gemakkelijker te overwinnen en krijgen kleine verkopers een voorsprong in het verwerven van nieuwe business. Een operatie met twee of drie personen zou in het verleden enorme uitdagingen met zich hebben meegebracht voor de verkoop aan grote retailers van grote boxen, maar eenvoudiger, cloud-gebaseerde e-procurement tools maken het gemakkelijker om aan boord te komen, zelfs voor kleinere providers. De cloudsystemen stellen kleinere leveranciers in staat om de soms complexe stap van het implementeren van een intern compliantiesysteem te vermijden en bieden in plaats daarvan een eenvoudige webgebaseerde portal om in te breken in de toevoerlijn van een grote klant.
Bij de trend blijven
De automatisering die gepaard gaat met e-procurement betekent niet dat het contact tussen persoon en persoon volledig buiten schot blijft, en het verkopen van een product aan een grote klant zal altijd een beetje opscheppen. Maar de dagen van Rolodexen vol met indexkaarten, drie-martini-lunches en het krijgen van gunst via golfcircuits zijn voorbij. Vroegere en complexere systemen hielden veel kleinere bedrijven uit de hand, maar de hedendaagse cloudgebaseerde portals maken het pad naar integratie gladder. Bovendien maken meer bedrijven en overheidsinstanties e-procurement tot een mandaat in een poging om corruptie en transplantatie tegen te gaan, efficiëntie te bevorderen en geld te besparen.
B2B-uitwisselingen implementeren
Niet alle e-procurement vereist geavanceerde software. Een andere nieuwe trend is de B2B-uitwisseling, een online marktplaats die snel in de plaats komt van de ouderwetse verkoopbezoek. Deze uitwisselingen worden vaak slechts voor een minimale abonnementsprijs ingezet en zijn zeer geschikt voor kleinere bedrijven. Met deze beurzen kunnen kopers en verkopers elkaar ontmoeten, deals sluiten en soms zelfs veilige financiële transacties uitvoeren via een bijbehorend escrow-systeem. Of ze nu gebruik maken van een open B2B-uitwisseling of een eigen systeem van een enkele grote koper, e-procurement geeft kleinere bedrijven ongekende toegang tot stoelen aan de tafel.
