Een telefoonlijst maken voor een kantoor

Inhoudsopgave:

Voor veel mensen is het onthouden van grote aantallen telefoonnummers een onmogelijke taak. Wanneer iemand uw kantoor belt, moet u nu het juiste nummer bij de hand hebben, en de beste manier om dat te doen is door een telefoonboek op kantoor te bewaren. Hoewel grote kantoren complexe telefoonsystemen met elektronische mappen hebben, hebben de meeste kantoren niets nodig dat zo uitgebreid is. Met zeer weinig moeite kunt u een eenvoudige kantoordirectory maken om alle informatie die u nodig hebt binnen handbereik te hebben.

Items die je nodig hebt

Computer
Spreadsheet-software of Google Docs-account

Maak een nieuwe spreadsheet en noem deze "Office Directory". Het gebruik van een spreadsheet is een eenvoudige manier om een telefoonboek op te zetten voor een kantoor dat niet groot genoeg is om een centraal telefoonboeksysteem te hebben.

Voeg drie kolomkoppen toe aan uw spreadsheet: Naam, Kantoor # en Telefoon. Voeg desgewenst meer kolommen toe aan de spreadsheet en u kunt eenvoudig bijvoorbeeld e-mailadressen en faxnummers bijhouden.

Stuur de map (of de link ernaar als u een online spreadsheet gebruikt) naar uw collega's en vraag hen om hun eigen correcte informatie in te vullen en naar u terug te sturen. Er kan een administratieve assistent voor het kantoor zijn met een deel van deze informatie die u kunt vragen om de informatie onmiddellijk voor u te vullen.

Sorteer de resultaten in één spreadsheet met alle wijzigingen erop. U hebt nu een werkende telefoonlijst voor uw kantoor.

Druk de telefoonlijst af of e-mail deze naar de rest van uw kantoor voor algemeen gebruik. Zie Tips hieronder voor een eenvoudige manier om de telefoonlijst met minder gedoe te verspreiden.

Tips

Aangezien telefoonnummers op kantoor relatief vaak veranderen, kan het gebruik van een online spreadsheet zoals Google Documenten u tijd en moeite besparen. Deel de spreadsheet van de telefoondirectory met iedereen op kantoor en laat ze indien nodig wijzigingen aanbrengen, en omdat de map online is, hoeft u zich geen zorgen te maken over het e-mailen van nieuwe exemplaren wanneer de map wordt bijgewerkt.

Hoe u uw eigen leuke leerspellen voor het kantoor kunt maken

Het onderbreken van leuke leergames in werknemersvergaderingen of trainingssessies doorbreekt de eentonigheid van werkroutines en biedt versterking voor nieuw geleerd materiaal. Het geeft trainers en supervisors ook een gevoel van deelnemersbegrip zonder de stress van het toedienen van een "test". Leuk leren ...

Zonlicht maken in een kantoor zonder Windows

Voor velen is een kantoor met een groot raam iets dat een droom blijft. Hoewel de meeste gebouwen over een kantoorruimte beschikken die rijk is aan ramen, zijn deze ruimtes vaak gereserveerd voor bedrijfsgrootheden, waardoor ze lager op de totempaal blijven om te kunnen omgaan met raamloze binnenkantoren. Als uw kantoorruimte een van deze variëteit is, hoeft u niet ...

Hoe start ik een kantoor aan huis dat op kantoor is gebaseerd?

Een kantoorgebaseerd administratief kantoor vereist lage opstartkosten en weinig middelen. Ook wel virtuele assistentie genoemd, u kunt administratieve ondersteuning bieden aan klanten bij u thuis. Klanten besteden administratieve taken uit zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van documenten, plannen, reizen, maken en ...