Algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving schetsen boekhoudregels voor financiële transacties. Bedrijven die producten verkopen, gebruiken vaak productmonsters om opties aan klanten te laten zien. Deze monsters kunnen door het bedrijf worden gefabriceerd of gekocht. In beide gevallen zijn er kosten voor de monsters. Er zijn meerdere toegestane methoden om deze monsters onder GAAP uit te betalen.
GAAP-regels voor uitgaven
Volgens de GAAP-principes moeten uitgaven worden geboekt in de periode die de gerelateerde inkomsten bevat. Als de kosten niet rechtstreeks aan de inkomsten kunnen worden gekoppeld, moeten ze worden opgenomen als uitgaven in de periode waarin ze zijn gemaakt. Om kosten te maken, moet het bedrijf hier wettelijk verantwoordelijk voor zijn. De kosten hoeven niet noodzakelijkerwijs te zijn betaald, zojuist gecontracteerd. Als een bedrijf bijvoorbeeld kantoorruimte huurt, moet de huur van elke maand in die maand worden opgenomen, zelfs als de huur nog niet is betaald. Voor productstalen staan de GAAP-principes toe dat de steekproeven direct ten laste worden genomen wanneer de onderneming ze koopt of dat ze worden kapitaliseerd en een deel van de kosten wordt uitgesteld naar toekomstige perioden.
Onmiddellijke verrekening van productmonsters
Hoewel productsteekproeven over verschillende boekhoudperioden of zelfs meerdere jaren kunnen worden gebruikt, kunnen met GAAP kosten in rekening worden gebracht bij de eerste aankoop. Dit komt doordat monsters niet vaak direct kunnen worden vergeleken met gerelateerde inkomsten. Veel klanten en potentiële klanten kunnen de voorbeelden bekijken. Sommige kunnen een aankoop doen en andere niet. Door de steekproeven te verdelen kan het bedrijf de kosten herkennen wanneer ze worden gemaakt, in plaats van proberen te bepalen tot welke toekomstige periodes de kosten behoren. Om rekening te houden met de kosten, debiteert u Samples of Supplies op de resultatenrekening en crediteert u ofwel Bank of Crediteuren, afhankelijk van of de monsters zijn betaald.
Hoofdproductmonsters
Als productmonsters kunnen worden getraceerd naar een specifieke verkoop, kunnen ze worden gekapitaliseerd en vervolgens als kosten worden opgenomen in de periode van de gerelateerde inkomsten. Als in mei bijvoorbeeld proefverslagen voor aangepaste houtsneden voor een specifieke klant zijn gemaakt, kan een bedrijf de kosten van de boeken activeren en deze kosten wanneer de klant de aankoop in september doet. De eerste boekingen zijn een creditering van contant geld of crediteurenadministratie en een debitering van vooruitbetaalde kosten. Wanneer de kosten worden gespijsd, wordt de Prepaid-kostenrekening gecrediteerd en wordt het Samples- of Supplies-account gedebiteerd.
Verouderde voorbeelden
Als een bedrijf ervoor kiest productmonsters te kapitaliseren en deze in een toekomstige periode of gedurende meerdere perioden te sparen, moet het deze regelmatig beoordelen om ervoor te zorgen dat ze nog steeds bruikbaar zijn. Als een productmonster met hoofdletter verouderd is of anderszins niet meer door het bedrijf wordt gebruikt, moet het in die periode worden afgeschreven. Dit geldt ook als het monster is beschadigd en niet meer kan worden gebruikt.
