Cateringservice-boekingsprocedures beschermen de leverancier en de klant. Leveranciers zorgen ervoor dat klanten hun belofte nakomen door de klant de datum, het aantal gasten, het menu en andere evenementspecificaties te laten bevestigen. Klanten zorgen ervoor dat hun banketdatum wordt bevestigd door de betalingstermijnen te halen en ook hun extra behoeften aan banketpersoneel kenbaar te maken.
Vergadering en contractbeoordeling
Een cateringservice heeft een eerste vergadering en een beoordeling van een contract met een potentiële klant als onderdeel van de boekingsprocedures. Een verkoopvertegenwoordiger bekijkt de algemene voorwaarden en alle aspecten van het boekingsproces en bespreekt ook de kosten. Handtekeningen van de boekingsklanten zijn vereist en gezien. Het contract wordt aan de klant gegeven en een kopie wordt bewaard door de verkoper.
Storting
Een aanbetaling is meestal vereist bij het bestellen van cateringdiensten.Een aanbetaling kan vereist zijn om een datum en een specifieke locatie vast te houden; afhankelijk van de verkoper kan deze aanbetaling vereist zijn voordat een contract wordt ondertekend en het contract kort daarna kan worden ondertekend. Kopieën van ontvangstbewijzen voor gedane betalingen worden aan de klant verstrekt.
Annuleringskosten
Stortingen worden meestal niet geretourneerd, maar annuleringskosten kunnen worden betaald. Er worden annuleringskosten in rekening gebracht als een evenement wordt uitgesteld. Andere beleidsregels en boekingsprocedures kunnen worden ontwikkeld voor situaties waarin een klant een datum wil verplaatsen maar niet uitstellen. Voor datumwijzigingen kan een vergoeding worden betaald. (ref 2)
Voedsel deadline
Een andere procedure is het vaststellen van deadlines voor definitieve voedselbestellingen. Hoewel een contract en andere procedures kosten, deposito's en annuleringsvereisten dicteren, is het altijd een deel van het proces om een deadline vast te stellen wanneer het laatste aantal benodigde maaltijden en drankjes aan het cateringbedrijf wordt verstrekt. Bruiloften, partijen, congressen en beurzen dienen hun definitieve cijfers in drie dagen vóór grote evenementen; ze bieden ook updates over speciale maaltijdvereisten, zoals maaltijden voor mensen met diabetes, allergieën of voor kinderen.
