Veel bedrijven, zowel grote als kleine, maken gebruik van door het bedrijf uitgegeven creditcards als een manier voor werknemers om kleine aankopen te voltooien of om andere bedrijfsgerelateerde uitgaven te betalen. Om de mogelijkheid van misbruik te verminderen, moeten goed gedefinieerde beleidsregels voor kaartgebruik worden meegedeeld aan werknemers en hun leidinggevenden. Dit beleid moet problemen aanpakken zoals passend gebruik, beveiliging, beperkingen en beoordelingsprocedures.
Verantwoordelijkheden van kaarthouders
Medewerkers die zijn geselecteerd om zakelijke creditcards te ontvangen, moeten verantwoordelijk worden gehouden voor de beveiliging van de kaart, evenals de privacy van bedrijfsgerelateerde informatie. Deze verantwoordelijkheid moet ook inhouden dat de kaart op een veilige locatie wordt bewaard, het persoonlijk identificatienummer van de kaart wordt beschermd en verklaringen voor frauduleuze activiteiten worden gecontroleerd. Bedrijfscreditcards mogen nooit worden gebruikt door iemand anders dan de kaarthouder. Verloren of gestolen kaarten moeten zo snel mogelijk worden gemeld aan de uitgever van de kaart en het bedrijf.
Uitgavenlimieten
Bedrijfscreditcards moeten bestedingslimieten bevatten in overeenstemming met de verwachte behoeften van de medewerker. Deze limieten moeten aan de werknemer worden medegedeeld op het moment van uitgifte en strikt worden nageleefd. Medewerkers moeten ervoor zorgen dat het gebruik deze limiet niet overschrijdt of boetes of kosten voor overmatige limiet oploopt. Bedrijfscreditcards mogen nooit worden gebruikt voor contante voorschotten.
Gebruiksmelding
Medewerkers moeten verantwoordelijk worden gehouden voor regelmatige gebruiksrapporten aan de aangewezen supervisor.Deze rapporten moeten een gedetailleerde uitleg bevatten van individuele kosten, originele ontvangsten en toepasselijke bedrijfaccountingcodes. Deze informatie moet bij de toepasselijke maandelijkse verklaring worden gevoegd en moet voldoende tijd krijgen om betalingsachterstand te voorkomen.
Persoonlijk gebruik
Tenzij opgenomen als onderdeel van een vergoedingspakket voor werknemers, mag persoonlijk gebruik van een bedrijfscreditcard niet worden toegestaan. Persoonlijk gebruik moet worden gedefinieerd als kosten die niet rechtstreeks verband houden met de bedrijfsuitoefening of aanverwante uitgaven. Persoonlijk gebruik in een noodsituatie vereist extra uitleg en onmiddellijke terugbetaling aan het bedrijf.
Gebruik Beoordeling
Controle van het gebruik van creditcardmedewerkers moet op regelmatige basis plaatsvinden. Deze beoordeling moet worden uitgevoerd door de directe supervisor van de werknemer en door een lid van de afdeling bedrijfsboekhouding. De supervisor van de werknemer moet verantwoordelijk worden gehouden voor het bepalen van het gebruik, voor zover van toepassing en passend voor de verantwoordelijkheden van de werknemer. De boekhoudafdeling moet ervoor zorgen dat betalingen en tegoeden correct worden verwerkt en de gebruikslimieten niet worden overschreden.
