Een volgsysteem voor het vernieuwen van werknemerscertificeringen is niet alleen belangrijk voor het tijdig indienen van verlengingen, die mogelijk nodig zijn om een specifieke taak uit te voeren, maar ook om beslissingen te nemen over loonsverhogingen en promoties. In de meeste gevallen is elektronisch volgen efficiënter dan het gebruik van een tickler-bestand of het schrijven van verlengingsdata in een kalender. Hoewel elektronische opties gespecialiseerde planningssoftware kunnen bevatten, kunt u ook uw eigen systeem maken met behulp van de kalenderoptie in kantoorproductiviteitssoftware zoals Microsoft Outlook of Google Agenda.
Datums plannen als taken
Voer twee datums in voor elke certificering - en elke medewerker - om ervoor te zorgen dat de verlenging op tijd binnenkomt. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door de taakoptie te gebruiken om taken voor elke datum te maken. Deze optie is beschikbaar op zowel Microsoft Outlook als Google Agenda. Stel de datum in voor de eerste taak één week vóór de werkelijke verlengingsdatum. Dit is de datum waarop de werknemer moet beginnen met het verzamelen van verlengingsinformatie en het invullen van formulieren. Voer voor de tweede taak de datum in waarop u de informatie wilt indienen. In beide gevallen worden de taken weergegeven op de juiste dag in uw agenda.
Denk eraan
Microsoft Outlook heeft een herinneringsoptie die u kunt instellen na het invoeren van informatie over de verlengingsdatum in een nieuwe taak. Plaats een vinkje in het herinneringsvenster en selecteer de datum en tijd waarop u het herinneringsgeluid wilt afspelen. Hoewel Google Agenda-taken geen automatisch herinneringssysteem hebben, kunt u taken sorteren op datum en een dagelijkse takenlijst afdrukken vanuit het menu Acties.
