Het adresseren van een pakket lijkt misschien een elementaire zakelijke activiteit. Bepaalde fouten, zoals het schrijven van een adres parallel aan het kortere einde van het pakket, kunnen echter extra kosten aan uw bedrijfsresultaat toevoegen. Andere te vermijden fouten zijn schrijven op tape, het plaatsen van een label op een naad of het plaatsen van streepjescodes op ongepaste locaties op het pakket. Dit kan vertragingen in de verzending veroorzaken of de levering belemmeren.
Het adres schrijven
Waar mogelijk moet een bedrijf zich vergissen aan de kant van professionele presentatie met aangepaste zelfklevende etiketten of voorgedrukte verzendetiketten. Wanneer een pakket van een oneven formaat een handgeschreven adres vereist, gebruik dan een permanente marker en schrijf het adres op de grootste kant van het item. Het adres moet als volgt worden geschreven: de naam van de ontvanger op de eerste regel; een bedrijfsnaam op de tweede regel, indien van toepassing; straatadres op de derde regel met appartement- of suite-nummers, als de ruimte dit toelaat; en de stad, staat en postcode op de laatste regel. Als uw pakket te klein is om een suitenummer naast het straatadres te passen, plaatst u de informatie op een nieuwe regel. Gebruik altijd de afkortingen van twee letters bij het adresseren van e-mail.
Verzendlabels
Alle drie de belangrijkste pakketafhandelaars, USPS, FedEx en UPS, stellen klanten in staat verzendetiketten te maken en verzendkosten vooraf te betalen. Als uw bedrijf regelmatig pakketten verzendt, helpen services zoals USPS Click 'N Ship om een gestroomlijnde presentatie voor uw pakket te maken door extra services, zoals verzekeringen en leveringsbevestigingen, op te nemen in één verzendlabel en streepjescode. Deze labels kunnen aan de grootste kant van uw pakket worden toegevoegd en in het midden van de doos worden geplaatst met de informatie parallel aan de langste zijde.
Aanvullende diensten
Wanneer u services, zoals gecertificeerde e-mail of een verzekering, toevoegt aan een met de hand geadresseerd pakket, moeten de voorbedrukte barcodes voor deze services in het midden van uw pakket worden geplaatst, direct boven het bestemmingsadres. Het retouradres voor uw bedrijf kan nog steeds in de linkerbovenhoek worden geplaatst en een medewerker van het postkantoor plaatst uw strook frankeringsmeter in de rechterbovenhoek. De juiste plaatsing van deze streepjescodes helpt ervoor te zorgen dat ze worden gescand terwijl ze door geautomatiseerde sorteermachines gaan, zodat u uw producten bij elke stap kunt volgen.
Pakket voorbereiding
Het plaatsen van uw verzendlabel parallel aan de langste zijde van uw pakket is niet alleen een esthetische verbetering. Met bepaalde items kan dit zelfs resulteren in een kostenbesparing. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een dun boek met softcover verzendt dat in aanmerking komt voor verzending als een First Class flat, zou het verkeerd verzenden van het label vereisen dat het item als een First Class-pakket tegen een hoger tarief wordt verzonden. Aanvullende overwegingen zijn onder andere het niet markeren op tape omdat het schrijven vegen kan, en geen verzendlabels op de naad van een pakket te plaatsen. Als de naad barst tijdens het transport, kan uw label beschadigd raken, waardoor de verzending wordt vertraagd.
