Geld is de levensader van elk bedrijf en het is moeilijk om succesvol te zijn zonder een goede controle te hebben over hoe uw inkomsten stromen. Onderdeel van dat proces is het genereren van voldoende omzet om winstgevend te zijn en een strikte controle van uw kosten te behouden. Op een nog fundamenteler niveau betekent het controleren wie toegang heeft tot de bankrekeningen van het bedrijf en onder welke voorwaarden.
Tips
-
Een accounthouder is de persoon die de wettelijke verantwoordelijkheid aanvaardt voor het afhandelen van het account.
Rekeninghouder in een eenmanszaak
Als u als eenmanszaak optreedt, is het beheren van uw bankrekening eenvoudig. U zult de rekeninghouder zijn, net zoals u zou doen als het uw eigen persoonlijke account was. U stelt het op dezelfde manier in, met uw persoonlijke identificatie- en sofinummer.
U zult ook twee aanvullende bedrijfsspecifieke gegevens opgeven: uw personeelsidentificatienummer van de IRS - u hebt dat nodig als u werknemers heeft of van plan bent ze te hebben - en, indien van toepassing, de fictieve naam waaronder u zaken doet. Uw naam staat op de account, dus u bent de accounthouder volgens de wettelijke definitie.
Houd ze gescheiden
Wanneer uw bedrijf alleen uit u bestaat, bent u misschien geneigd om het hele proces van het opzetten van een afzonderlijke account voor het bedrijf over te slaan en alleen een van uw persoonlijke accounts voor beide doeleinden te gebruiken. Jij bent het niet kan niet doe het of dat andere mensen niet doen doe het, maar het is een heel slecht idee.
Zowel u als uw accountant zullen het moeilijk vinden om uw zakelijke en persoonlijke transacties van elkaar te scheiden, en het zal u veel werk aan het einde van het jaar en tegen belastingtijd opleveren. Het is niet duurzaam als u van plan bent om uw bedrijf te laten groeien, dus het is slimmer om dingen vanaf het begin op de juiste manier te doen.
Iemand anders toegang geven
In de meeste bedrijven zal er een tijd komen dat je het te druk hebt om alles zelf te doen. Op dat moment moet u iemand anders toegang geven tot de bankrekeningen, zodat deze op zijn minst routinetransacties en factuurbetalingen voor u kunnen verwerken. Deze mensen zullen geen rekeninghouders zijn zoals u bent, maar u delegeert hen een zekere mate van bevoegdheid om namens u te bankieren.
In grotere bedrijven kunnen de mensen die u kiest managers of belangrijke leden van uw accountingteam zijn. In een klein bedrijf kan het zo simpel zijn als het geven van uw enige medewerker ondertekeningsbevoegdheid. Uw bank zal hun persoonlijke identificatie- en sofinummers registreren alsof ze rekeninghouders zijn.
Rekeninghouders in samenwerkingsverbanden
Het opzetten van bankrekeningen in een partnerschap is een redelijk vergelijkbaar proces. Elke partner biedt een persoonlijke identificatie evenals het identificatienummer van de werknemer en zijn fictieve naam. In dit geval moet u ook een kopie van de partnerschapsovereenkomst en het certificaat van registratie indienen als het een commanditaire vennootschap is.
Elke partner met een eigendomsbelang van meer dan 25 procent en de belangrijke controller die de primaire verantwoordelijkheid draagt voor het runnen van het bedrijf, moet aanvullende informatie verstrekken. In sommige gevallen, zoals een groep artsen die gezamenlijk een kliniek uitbaten, kan elke partner een afzonderlijke primaire account hebben, maar gedeelde toegang tot een secundair accountnummer voor hun collectieve activiteiten.
Accounttoegang in andere bedrijfsstructuren
Grotere, opgerichte bedrijven zetten op vergelijkbare wijze bankrekeningen op, met de belangrijke controller en iedereen die een aandeel van 25 procent of meer bezit, en die de bank aanvullende persoonlijke informatie verstrekken.
In deze gevallen kan het bedrijf de bank ook een werkingsovereenkomst verstrekken waarin wordt uitgelegd wie verantwoordelijk is voor het management van de onderneming en een document met de naam bankresolutie, waarin wordt uitgelegd welke personen bevoegd zijn om accounts en services bij de bank op te zetten en onder welke voorwaarden. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de kans dat het dagelijkse bank- en chequeschrijven wordt gedaan door relatief laaggeschoolde managers of boekhoudkundig personeel in tegenstelling tot de eigenaren of het senior management.
Besturing instellen
Het is belangrijk om controle te hebben over het gebruik van uw bankrekeningen en vooral over cheques en betalingsautoriteiten. Dit kan net zo eenvoudig zijn als het fysiek houden van de fysieke cheques van het bedrijf achter slot en grendel en het beperken van de sleutels tot een paar vertrouwde mensen. In grotere bedrijven is dit niet praktisch, maar u kunt er wel voor kiezen om uw boekhoudsoftware zodanig in te stellen dat alleen bepaalde mensen cheques kunnen afdrukken. Een andere gemeenschappelijke controle is om een tweede geautoriseerde handtekening te vereisen voor cheques boven een bepaald bedrag in dollars, wat het risico op fraude of verduistering vermindert.
