Alle financiële transacties voor een organisatie worden uiteindelijk op de een of andere manier in het grootboek geplaatst. Wanneer een computerprogramma wordt gebruikt voor accounting, worden de meeste financiële gegevens geboekt naar een grootboekachtige crediteuren of crediteuren, die automatisch worden geboekt naar het grootboek. Sommige vermeldingen moeten echter rechtstreeks in het grootboek worden geboekt. Transacties die vaak rechtstreeks in het grootboek worden geboekt, zijn kapitaaluitgaven, overlopende rekeningen, cumulatie van afschrijvingen, aanpassingen die in de volgende verslagperiode zullen worden teruggedraaid en andere rekeningaanpassingen die niet via een subboek kunnen worden gedaan. Bij het plaatsen in het grootboek moet extra voorzichtig worden gehouden, aangezien het corrigeren van fouten met meerdere grootboekaantekeningen leidt tot rommelige boekhoudgegevens. Afgezien daarvan is het posten in het grootboek echter niet ingewikkeld.
Verzamel alle documenten met betrekking tot de items die u moet posten in het grootboek. Dit kunnen onder meer zijn: koopovereenkomsten, lease- of leningsovereenkomsten, afschrijvingsschema's en afschrijvingsschema's.
Bereid een spreadsheet voor op uw computer of op papier, met vermelding van elke grootboekitem die moet worden geboekt. Neem een volledige beschrijving op van de grootboekboeking, de precieze rekening die moet worden afgeschreven en het bedrag, en vervolgens de overeenkomende rekening die moet worden bijgeschreven en het bedrag. Houd uw debetbedragen in een kolom aan de linkerkant en credits in een kolom aan de rechterkant.
Totaal van de afschrijvingen en tegoeden voor al uw grootboekboekingen en zorg ervoor dat uw debet- en credittotalen hetzelfde zijn. Als u uw spreadsheet op uw computer hebt voorbereid, print deze dan ter referentie terwijl u de gegevens invoert in uw grootboekmodule.
Toegang tot uw grootboekmodule in uw boekhoudprogramma op uw computer. Controleer of de datum voor uw grootboek is ingesteld op de periode waarin u uw gegevens wilt posten. Dit is belangrijk omdat boekingen vaak in het grootboek worden geplaatst nadat het einde van de periode is verstreken. Bijvoorbeeld, terwijl de huidige maand misschien februari is, kunt u in Grootboekboekingen posten voor januari, dus zorg er in dit geval voor dat de datum van het grootboek is ingesteld op januari.
Toets uw grootboekboekingen in uw grootboekmodule overeenkomstig de gebruikershandleiding van uw boekhoudsoftware.
Druk een rapport af van uw niet-geposte grootboekboekingen. Test uw grootboekposten, controleer met uw spreadsheet (en voeg zo nodig machine-tapes toe) die u al hebt voorbereid. Breng de nodige correcties aan in uw grootboekboekingen. Plaats nog geen bericht in het grootboek.
Maak een computerback-up van uw grootboekgegevens. Label uw grootboekgegevensback-up duidelijk en bewaar deze op een veilige locatie.
Plaats uw grootboekboekingen volgens de gebruikershandleiding van uw boekhoudsoftware. Druk een volledig overzicht van de ingangen die u hebt gepost af in uw grootboek. Bewaar deze in de juiste bestanden of grootboekboeken als onderdeel van uw permanente boekhouding.
Tips
-
Documenten die u in het grootboek plaatst, worden altijd goed gedocumenteerd, omdat u er nooit zeker van bent dat u later beschikbaar bent om uw grootboekboekingen uit te leggen. Bewaar uw documentatie veilig als onderdeel van uw permanente boekhouding. Als u geen computer gebruikt, maar in plaats daarvan uw boekhouding alleen op papier uitvoert, moet u de grootboekboekingen handmatig in uw boeken registreren of boeken in een algemeen aanvaard boekhoudformaat, waarbij u ervoor zorgt dat de saldi van alle betrokken accounts worden bijgewerkt. Documenteer uw grootboekboekingen altijd goed en bewaar uw boekhouding op een zeer veilige locatie.
