Projectmanagers houden vaak toezicht op meerdere projecten binnen een bedrijf of organisatie. Een maandelijks rapport is een document dat projectmanagers binnen een week na het einde van een maand moeten indienen om statusupdates over projecten aan te bieden. Als projectmanager kunt u verwachten dat uw rapport een samenvatting is van de activiteiten van de vorige maand en dat u aanvullende documenten kunt indienen, zoals grafieken of diagrammen, om de voortgang van de inspanningen van uw team weer te geven.
Schrijf 'Maandelijks rapport' bovenaan de pagina, gevolgd door de naam van het project. Vermeld de maand en datum van het rapport. Voeg een kort overzicht van het project toe.
Vermeld de namen van projectleden en het aantal gewerkte uren van de afgelopen maand voor elke medewerker. Geef een cumulatief aantal uren vanaf het begin van het project.
Verdeel de uren die door het team zijn besteed, zoals 'Projectplanning: 10 uur' of 'Beheer: 30 uur'. Zorg ervoor dat het aantal uren dat is opgegeven voor elk aspect van het project gelijk is aan het aantal werknemersuren voor de maand.
Maak een overzicht van wat uw groep in de loop van de afgelopen maand heeft gedaan. Vermeld eventuele relevante personeelsupdates van het project, zoals het ontslag van een teamlid bij het bedrijf of een nieuwe aanwerving.
Bespreek eventuele problemen met betrekking tot management. Detail dingen zoals een passieve klant of projectmedewerkers die meerdere dagen werk misten. Bespreek eventuele ervaren managementproblemen en maak een plan om het probleem op te lossen.
Geef een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen in het project, zoals wat u hebt bereikt en welke strategieën het team heeft geïnitieerd om het project voort te zetten. Bespreek de mogelijke risico's van het project of complicaties die uw team tegenkwam, zoals bugs in een code of een ander probleem.
Bekijk het maandrapport voor eventuele fouten of problemen die u niet volledig hebt aangepakt. Voer zo nodig herzieningen uit en dien het maandrapport in bij uw werkgever. Schrijf de deadline voor het project onderaan het maandelijkse rapport.
Tips
-
Als meerdere projectmanagers gelijktijdig aan een project werken, moet elk project bijdragen aan het schrijven van het maandelijkse rapport.
Voer de bovenstaande stappen uit voor elk project dat u organiseert voor uw team.
Waarschuwing
Fact-controle is cruciaal voor een maandelijks rapport. Vermijd valse verklaringen en zorg ervoor dat het werk van elke persoon in uw groep wordt verantwoord voordat u uw rapport indient.
