Soms moet u de functieomschrijving van een medewerker wijzigen of moet u een specifieke taaktaak aan een medewerker toewijzen voor een speciaal project of voor een bepaalde duur, zoals de vakantieperiode van een andere werknemer of verlof. Ongeacht de omstandigheden is communicatie een belangrijk element bij het toewijzen van werk. Communicatie kan het verschil maken tussen uitstekende prestaties en een onvolledige taak.
Bepaal de redenen voor het toewijzen van werk aan uw werknemers. Het proces voor het toewijzen van werk is anders voor het opnieuw ontwerpen van een taakbeschrijving dan voor het toewijzen van taken voor een teamproject. Het opnieuw ontwerpen van een functiebeschrijving is relatief eenvoudig omdat u een leeg canvas hebt om taken toe te wijzen. Als u bijvoorbeeld werk moet toewijzen aan een uitvoerend assistent, onderzoek dan de typische taken van een assistent van het hogere management. Aan de andere kant, als uw team aan een specifiek project werkt, bepaal dan welke taken deel uitmaken van het totale project en bepaal de personeelsbronnen die voor u beschikbaar zijn.
Inventariseer de vaardigheden, ervaring en capaciteiten van uw medewerkers. Vraag daarnaast medewerkers naar hun eerdere werkervaring en loopbaanbelangen. Volgens Women's Media vereist het effectief delegeren aandacht voor de vaardigheden van een werknemer. Er staat: "Zorg ervoor dat u delegeert aan iemand die de betreffende taak met succes kan voltooien." Dit is uw kans om werknemers te motiveren die hun capaciteiten willen demonstreren en hun waarde voor de organisatie willen verbeteren.
Maak een lijst met opdrachten. Gebruik uw beoordeling van cv's, applicaties en medewerkersinput om te bepalen wie over de vereiste vaardigheden beschikt om het werk uit te voeren. Als u twee of meer werknemers hebt die even gekwalificeerd zijn en er belang bij hebben om dezelfde functie uit te oefenen, bedenk dan een manier om de verantwoordelijkheden te verdelen, zodat de ene werknemer niet de voorkeur geniet boven de andere.Als er slechts kleine verschillen in kwalificaties van werknemers zijn, overweeg dan om deze toe te wijzen aan de best gekwalificeerde medewerker en een alternatief aan te wijzen voor het geval een werknemer de taak niet kan voltooien.
Ontwikkel een communicatiemethode die het toegewezen werk, de nodige kwalificaties en verwachtingen uitlegt. Dit is de belangrijkste stap bij het toewijzen van taken. Daarom moet uw communicatie duidelijk zijn en alle elementen van het werk behandelen. De verwachte resultaten en werkverwachtingen maken deel uit van uw prestatienormen. Prestatienormen zijn metingen die u gebruikt voor functioneringsgesprekken. Een voorbeeldprestatienorm voor toegewezen werk zou kunnen zijn "Gebruik Microsoft Access om 100 verkooprecords per week in te voeren met ten minste 98 procent nauwkeurigheid." Aan de hand van dit voorbeeld wijst u een nieuwe taak toe en stelt u een prestatienorm vast die moet worden opgenomen in de prestatiebeoordeling van de medewerker.
Bespreek de nieuwe opdracht met de medewerker. Wees voorbereid op het beantwoorden van vragen over het uitvoeren van de taak, deadlines en aan wie de medewerker eventuele vragen over de opdracht moet stellen. Dit maakt deel uit van uw communicatiemethode. Je moet in staat zijn om de taak volledig uit te leggen, waarom het belangrijk is voor de organisatie, welke vaardigheden nodig zijn en hoe de werknemer baat heeft bij het aannemen van de nieuwe taak. Werknemers die geïnteresseerd zijn in loopbaanontwikkeling of het verbeteren van vaardigheden zijn geïnteresseerd in het leren hoe ze baat hebben bij het accepteren van nieuwe verantwoordelijkheden.
