Het creëren van checks and balances is een van de beste manieren om een onderneming te laten floreren. In een bedrijfssysteem dat checks and balances gebruikt, zijn rollen duidelijker gedefinieerd. Door checks and balances te creëren, kunt u een boekhoudsysteem implementeren dat scheiding van taken bevordert. Het implementeren van checks and balances in uw bedrijf helpt u bij het identificeren van interne en externe diefstal.
Schaf een boekhoudsoftware aan, als u er nog geen hebt. Een populair boekhoudsoftwareprogramma voor kleine bedrijven is de boekhoudsoftware van Intuit QuickBooks. Uw boekhoudsysteem moet in staat zijn om gegevens snel en nauwkeurig vast te leggen en te analyseren. De boekhoudsoftware moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn, maar moet kunnen uitbreiden naarmate uw bedrijf groeit.
Stel duidelijk omschreven rollen voor werknemers vast. Het belangrijkste om te doen om checks and balances in uw bedrijf te creëren, is om taken zo veel mogelijk van elkaar te scheiden. De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van contant geld, of het werken met het verkooppuntapparaat van uw bedrijf, mag niet dezelfde persoon zijn die de verkoop voor die dag telt en registreert.
Afzonderlijke debiteurenrechten van crediteuren. U wilt niet dat de persoon die verantwoordelijk is voor de betaling van de facturen en verleende diensten dezelfde persoon is die verantwoordelijk is voor het betalen van uitgaande facturen en loonadministratie. Debiteuren debiteuren en wissels uitwisselbaar maken kan leiden tot ernstige misleiding van geld.
Verkoopmedewerkers mogen nooit de voorraad beheren of materiaal bestellen bij een leverancier. Controles en saldi implementeren die een medewerker verantwoordelijk maken voor de aanschaf van materialen of benodigdheden en een andere medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de afgewerkte voorraad op het optimale niveau.
Stel inventariscontroles in die het risico van interne diefstal van uw bedrijf minimaliseren. Uw betaalautomaat moet samenwerken met uw boekhoudsysteem om ervoor te zorgen dat de inventarisnummers kloppen. De omzet, in termen van contant geld, moet gemakkelijk worden gekoppeld aan de voorraad die voorhanden is. Het creëren van de juiste checks and balances minimaliseert de blootstelling van uw bedrijf aan fraude en andere verduistering.
