Hoe om memo's te schrijven voor Christmas Party-vrijwilligers

Het gebruik van medewerkersmemo's om vrijwilligers om kantoorplanning te vragen, is een goede manier om veel werknemers te betrekken en hen het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het kantoorteam. Het effectieve gebruik van werknemersvrijwilligers kan ervoor zorgen dat evenementen zoals kerstfeesten zonder problemen verlopen. Memo's zorgen er ook voor dat een bericht of een aankondiging alle beoogde ontvangers bereikt. Bij het plannen van kerstfeesten en andere kantoorevenementen moet je ervoor zorgen dat iedereen die wordt uitgenodigd aanwezig is op de hoogte is van de datum en tijd.

Items die je nodig hebt

Lijst met potentiële werknemersvrijwilligers
Contactinformatie voor alle potentiële vrijwilligers
Datum, locatie en tijdstip van het evenement
Lijst met tijd en plichten voor vrijwilligerswerk

Bepaal het type kerstfeest dat uw kantoor zal hebben. Bepaal of het evenement op kantoor of op een andere locatie wordt gehouden. Stel een budget in. Bepaal het aantal mensen dat wordt uitgenodigd, inclusief de echtgenoten of gasten van uw werknemers. Bepaal of alcohol wordt geserveerd en of er gratis drankjes of een contante bar worden verstrekt. Houd een gedetailleerde lijst bij van de parameters van de partij om uw vrijwilligers te begeleiden bij het opzetten ervan.

Bepaal hoeveel werknemersvrijwilligers je nodig hebt om het feest te organiseren en te faciliteren. In de meeste gevallen zijn minstens 10 vrijwilligers nodig om alle functies te dekken. Kies een vrijwillige leider om toezicht te houden op de andere vrijwillige werknemers. Bespreek de organisatiedetails rechtstreeks met de hoofdvrijwilliger. Zorg ervoor dat elke potentiële vrijwilliger de tijd en het vermogen heeft om deel te nemen voordat hij rollen toewijst.

Maak een memo aan alle potentiële vrijwilligers en geef aan dat je hulp nodig hebt met het kantoorfeest. Geef de naam op van de werknemer die u hebt geselecteerd om op te treden als de vrijwillige contactpersoon. Zorg ervoor dat alle vrijwilligers begrijpen dat er naast jou een extra persoon beschikbaar zal zijn om de logistiek van het organiseren van het feest door te werken. Vraag alle memo-ontvangers om binnen een week contact met je op te nemen om je te laten weten of ze zich kunnen aanmelden. Houd een lijst bij van iedereen die heeft toegestemd om te helpen.

Stuur een tweede memo naar de mensen die zich hebben aangemeld. Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan specifieke personen of kleine groepen. Plaats bijvoorbeeld een groep die verantwoordelijk is voor het selecteren van het voedselmenu; een tweede groep die verantwoordelijk is voor het verspreiden van uitnodigingen; een derde groep die verantwoordelijk is voor decoraties, feestartikelen en geschenken. Ga door met het verdelen van taken totdat alle aspecten van het feest zijn bedekt. Mogelijk moet u extra vrijwilligers inschakelen als uw partij groot, formeel of complexer is dan een informele bijeenkomst op kantoor.

Maak in de tweede memo een wekelijkse of maandelijkse planning van de vergaderingen van de vrijwilligerscommissie bekend om te organiseren en voor te bereiden. Plan de eerste vergadering minstens vier tot zes maanden voorafgaand aan het evenement. Dit helpt ervoor te zorgen dat geen details over het hoofd worden gezien en alle vrijwilligers hun verantwoordelijkheden en tijdverbintenissen begrijpen. Plan de vergaderingen tijdens de werktijd op locatie, maar zorg ervoor dat deze geen negatieve invloed hebben op het dagelijkse werk van vrijwilligers. Vraag alle vrijwilligers om je te laten weten of ze de startbijeenkomst zullen bijwonen.

Gebruik memo's om regelmatig met alle vrijwilligers te volgen tijdens het planningsproces. Vermeld in elke memo wat er tijdens de laatste vergadering is besproken en wat er tijdens de volgende vergadering zal worden besproken. Vraag vrijwilligers om met de hele groep te communiceren als ze ideeën, suggesties, vragen of zorgen hebben, zodat iedereen volledig weet hoe het planningsproces verloopt.

Stuur vóór het evenement een memo naar iedereen op kantoor of in uw bedrijf, en bedank de vrijwilligers van de medewerkers voor hun voorbereiding op het feest. Deze uitdrukking van dankbaarheid is belangrijk voor de vrijwilligers.

Tips

Gebruik traditionele zakelijke taal bij het opstellen van memo's, zelfs voor leuke evenementen zoals kerstfeestjes. Vermijd het gebruik van jargontermen, godslastering en dubieuze taal bij het samenstellen van memo's.