Een van de meest voorkomende vormen van communicatie in het bedrijfsleven en de wetenschap is het schrijven van rapporten. Het schrijven van zakelijke en technische rapporten vereist schrijf- en organisatievaardigheden, onderzoeksmogelijkheden en het vermogen om gegevens te interpreteren en te presenteren op een manier die deskundigen kunnen waarderen, maar die een leek begrijpt. Zakelijke en technische rapporten bevatten veel van dezelfde elementen, daarom is het belangrijkste verschil tussen zakelijke rapporten en technische rapporten over het algemeen het onderwerp.
Bepaal uw doelgroep en hoe uw zakelijke en technische informatie zal worden verspreid. Of u nu schrijft voor een groep experts of uw zakelijke expertise deelt met een groep studenten, wetende dat uw publiek u zal helpen bij het opstellen van een informatief en goed ontvangen rapport. Bepaal of uw rapport gewoon een geschreven vorm van communicatie of een multimediapresentatie is. Als u technologie gebruikt die de presentatie ten goede komt, neem dan in elk geval diagrammen, dia's, video's of andere manieren om enkele punten van uw rapport te illustreren.
Onderzoek doen naar soorten bedrijfsrapporten en technische rapporten. Bekijk voorbeeldrapporten en sjablonen om vertrouwd te raken met het type informatie dat wordt verwacht in uw eigen zakelijke communicatie.
Geef een overzicht van uw onderwerp en neem deelonderwerpen op om te helpen bij het onderzoeksproces. Bereid een overzicht voor om je aandacht op elke sectie te houden en voorkom dat je meandert, wat een ongeorganiseerde presentatie kan opleveren. Typische zakelijke of technische rapporten bevatten de volgende secties: inleiding; kwalificaties en achtergrond van onderwerpen; onderzoeksgegevens; conclusies; en toekomstige overwegingen.
Stel het eerste inhoudelijke deel van uw bedrijfs- of technisch rapport op. Begin met het beschrijven van uw kwalificaties, interesses en redenen waarom uw informatie waardevol is. Leg uit hoe uw publiek uw informatie kan gebruiken of hoe uw gegevens moeten worden geïnterpreteerd. U vertelt uw publiek niet hoe u uw bevindingen kunt waarnemen of hoe u meningen over uw rapport kunt vormen. In plaats daarvan moet uw rapport beginnen met de context van uw informatie. Als u bijvoorbeeld schrijft over trends op de werkplek met betrekking tot telewerken, legt u uit hoe bedrijven uw bevindingen kunnen gebruiken om telewerkersregelingen te formuleren.
Stel onderzoeksresultaten en gegevens samen. Het organiseren van uw onderzoek is uiterst belangrijk omdat uw publiek uw expertise in twijfel zal trekken als u onbetrouwbare, verouderde of ongeldige bevindingen presenteert. Zorg ervoor dat uw gegevens bijzonder relevant zijn voor uw onderwerp en herstructureer het op een begrijpelijke manier.Tenzij uw publiek alleen bestaat uit experts met een grondige kennis van technisch en zakelijk jargon, moet u uw onderzoek eenvoudig houden. Vervang jargon door termen die de leek bekend zijn en vat uw onderzoek op een boeiende manier samen.
Maak een bespreking van uw bevindingen, inclusief uw conclusies en voorgestelde manieren om uw rapport op te nemen in zakelijke of technische processen. Zonder te onsamenhangend, breng je bevindingen op een innovatieve en creatieve manier onder woorden. Zakelijke en technische rapporten hebben soms de reputatie dat ze bezadigd en conservatief zijn. U kunt creatief gebruik van uw rapport inspireren door gegevens weer te geven die door vooruitdenkende doelgroepen kunnen worden gebruikt.
Assembleer de secties van uw document in logische volgorde. Schrijf een korte inleiding nadat je elke sectie hebt voltooid - het is vaak gemakkelijker om een inleiding samen te stellen zodra je de kans hebt om je algehele concept te beoordelen. Uw introductie moet bondig zijn - het doel van uw introductie is om uw publiek eenvoudig een glimp van uw zakelijke of technische rapportonderwerp te geven.
Gun uzelf de tijd om uw rapport te verfijnen en te bewerken. Het is een goed idee om het rapport opzij te zetten en er een dag of twee later met een nieuwe set van ogen op terug te komen. Vraag indien mogelijk een collega om uw concept te bekijken. Voeg suggesties toe die u toevoegt aan de geloofwaardigheid en bruikbaarheid van uw informatie.
