Goed gedaan, kilometervergoedingen kunnen een belastingaftrek zijn voor bedrijven en zijn uitgesloten van het belastbare inkomen van de werknemer. Om deze gunstige fiscale behandeling te ontvangen, moeten bedrijven en werknemers voldoen aan enkele richtlijnen voor de Revenue Service. Medewerkers die niet volledig worden vergoed voor kilometerkosten, mogen het niet-betaalde gedeelte aftrekken als een aftrek.
Aftrekbare Miles Reimbusement Plannen
Werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om kilometeruitgaven die door werknemers zijn gemaakt te vergoeden. Velen kiezen er echter voor om dit te doen omdat de bedrijfskosten aftrekbaar zijn voor belastingdoeleinden. Om een bedrijf kilometers te laten afleggen als belastingaftrek, moet het documentatie bij houden over alle uitgaven die het bedrijf vergoedt voor het rijden. Een medewerker die bijvoorbeeld een vergoeding wenst voor het tijdens een dienstreis gekochte gas, moet het gaskwitantie verstrekken om een vergoeding te ontvangen. Medewerkers kunnen ook niet worden vergoed voor gereden kilometers als onderdeel van hun normale woon-werkverkeer.
IRS Standard Miles Rate Plans
Om het archiveringsproces te vereenvoudigen, stelt de IRS bedrijven in staat om werknemers te vergoeden op basis van een standaard kilometerrendement. Dit tarief is bedoeld om rekening te houden met de gemiddelde kosten van gas, onderhoud, reparaties, vergunningen, autoverzekeringen, registratie en afschrijving op basis van een kilometer. Het standaard aantal kilometers was 56 cent per mijl gereden vanaf het belastingjaar 2014, maar het wordt periodiek bijgewerkt. Onder dit terugbetalingsplan voor afstanden hoeft de werknemer slechts een logboek bij te houden van de rijactiviteit en het zakelijke doel voor elke reis te noteren.
Belasting op kilometervergoedingen Betalingen
Zolang het bedrijf een verantwoordingsplan heeft, hoeft de werknemer geen kilometervergoeding als inkomsten te rapporteren. Om een verantwoordingsplichtig plan te zijn, moet de werknemer verifiëren dat de kosten bedrijfsgerelateerd zijn, de uitgaven binnen een redelijke periode doorgeven en de teveel ontvangen vergoedingen terugstorten. Als het plan van de werkgever niet aan deze normen voldoet, is het een niet-verantwoord plan en zijn de teruggaven belastbaar. In deze situatie worden vergoedingen gerapporteerd samen met andere lonen in de jaarlijkse W-2 van de werknemer.
Belastingaftrekken voor werknemers
Als uw werkgever u niet volledig vergoedt voor kilometerkosten, kunt u mogelijk het niet-terugbetaalde gedeelte als een gespecificeerde aftrek in mindering brengen. Niet-terugbetaalde personeelskosten worden geregistreerd als personeelskosten op formulier 2106. Om de kosten te berekenen, kunt u alle voertuiggerelateerde onkosten die u voor uw werk hebt gemaakt optellen, of u kunt de IRS-standaard kilometerstand gebruiken. Zorg ervoor dat u mijlen die worden gereden uitsluit als onderdeel van uw normale woon-werkverkeer. Diverse gespecificeerde verminderingen zoals bedrijfskosten voor werknemers zijn pas aftrekbaar nadat ze meer bedragen dan 2 procent van uw aangepast bruto-inkomen.
Overige kilometerstandsuitgaven
Naast onbetaalde kilometerkosten voor zakenreizen, kunnen belastingbetalers ook kilometers aftrekken voor medische bezoeken, verhuizen en gereden kilometers voor een liefdadigheidsorganisatie. De IRS staat belastingbetalers een standaard kilometerstand aftrek van 23,5 cent per mijl voor medische bezoeken en verhuizen en 14 cent per mijl voor liefdadigheidsorganisaties. Belastingbetalers kunnen medische mijlen aftrekken als medische kosten op schema A. Miles die worden gereden voor het goede doel kunnen worden opgenomen in liefdadigheidsaftrekken, die ook worden weergegeven in schema A. Verplaatsingsafstand wordt afgetrokken van formulier 3903.
