Kilometervergoeding in Californië wordt geregeld door zowel de arbeidswetgeving, sectie 2802, als de California Code of Regulations, titel 8, sectie 13700-13702. Als een Californische werkgever van een werknemer verlangt dat hij in het officiële bedrijf rijdt, moet hij de werknemer een voertuig verstrekken waarvoor alle kosten zijn gedekt, of de werknemer de kosten van het rijden vergoeden. De wet van Californië biedt werkgevers enige flexibiliteit bij het bepalen van de manier waarop zij hun werknemers vergoeden voor kilometers en rijgerelateerde uitgaven.
Basis kilometervergoeding
Volgens de Californische wet wordt kilometervergoeding gedefinieerd als het bedrag dat aan werknemers wordt betaald voor alle 'noodzakelijke kosten die zijn gemaakt voor het gebruik van door de werknemer ter beschikking gestelde voertuigen voor werk'. Kilometervergoeding is niet beperkt tot gaskosten, maar moet de werknemer compenseren voor aanvullende factoren zoals afschrijving van het voertuig, reparaties en verzekeringskosten. Het normale woon-werkverkeer van de werknemer kan niet worden vergoed, tenzij de werkgever beperkingen oplegt aan de werknemer tijdens het woon-werkverkeer, vereist dat de werknemer beschikbaar is voor werk of hem opdracht geeft om werkzaamheden op de reis uit te voeren. De Californische wet eist van een werkgever dat hij dagelijks een overzicht bijhoudt van de te vergoeden kilometers, en geeft tevens aan dat de vergoedingen moeten worden betaald vóór het einde van de maand volgend op de maand waarin het rijgedrag plaatsvond of de werknemer de claim indiende. In Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) constateerde de rechtbank dat er drie aanvaardbare manieren zijn waarop een werkgever in Californië mijlenkosten kan vergoeden - de methode "werkelijke kosten", de "kilometervergoeding" -methode en de "forfaitaire som" "methode.
'Werkelijke kosten'-methode
In de werkelijke onkostenmethode moeten werknemers gedetailleerde onkostennota's indienen bij de werkgever. Deze gegevens bevatten de werkelijke uitgaven voor elk van de terugbetaalbare onderdelen van de exploitatie van een voertuig en zouden pro rata kosten moeten omvatten zoals banden, olie, verzekering en afschrijving. De werknemer zou het deel van de totale rijtijd dat werkgerelateerd was, moeten berekenen en dat percentage gebruiken om de pro rata bedragen te berekenen. De werknemer zou ook gaskosten betalen. Hoewel deze methode waarschijnlijk de meest accurate is, vereist deze gedetailleerde rapportage door de werknemer en tijdrovende fact-checking door de werkgever.
'Kilometervergoeding' methode
Om de rapportagelast enigszins te verminderen, maar toch een billijke vergoeding aan werknemers te bieden, kunnen werkgevers de kilometervergoedingsmethode gebruiken. Deze methode voorziet in een maandelijkse vergoeding van kosten op basis van het RENT-servicevergoedingstarief, waarvan het California Department of Labor Standards Enforcement heeft geoordeeld dat het een redelijk terugbetalingspercentage is voor alle onkosten in het verkeer. Als werknemers of de werkgever het er niet mee eens zijn dat het tarief aanvaardbaar is, kan de betaling verschillen van het IRS-tarief - maar de last van de klagende partij is om te bewijzen waarom dat het geval zou moeten zijn. Onder de kilometervergoedingsmethode moeten de records van elke gereden mijl en de datum waarop het rijden plaatsvond nog worden bewaard.
'Lump Sum'-methode
De terugbetalingsmethode "forfaitair bedrag" staat een werkgever toe om werknemers te compenseren voor de bestedingen door hun totale vergoeding te verhogen. Dit kan een gespecificeerde betaling zijn - vaak een "autotoelage" genoemd - of een verhoging van de basiscompensatie. Als de werkgever de basis of commissie verhoogt, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om het bedrag van de vergoeding te bepalen dat bedoeld is om de werknemer te vergoeden voor voertuigkosten. De forfaitaire optie kan geschikt zijn wanneer werknemers vaak dezelfde reizen maken om werkgerelateerde redenen.
