De Internal Revenue Service biedt belastingbetalers de mogelijkheid om kosten in verband met het gebruik van een auto of vrachtwagen af te trekken voor zakelijke doeleinden. Hoewel u ervoor kunt kiezen om de werkelijke kosten van het gebruik van een voertuig af te schrijven voor zaken, kiezen de meeste mensen ervoor om de standaard kilometeraftrek te nemen, die in 2014 56 cent per mijl was. Maar je kunt niet gewoon raden naar je zakelijke kilometers. De IRS vereist dat u gegevens bijhoudt om aan te tonen dat de mijlen die u afrekent accuraat zijn en echt voor zakelijke doeleinden zijn bedoeld.
IRS Vereisten
IRS-voorschriften voor belastingbetalers die ervoor kiezen het standaard aantal kilometers af te trekken, vereisen een logboek met de "afgelegde kilometers, bestemming en zakelijke doeleinden." U neemt dit logboek niet op met de belastingformulieren die u aan het eind van het jaar indient, maar u moet het houden als bewijs als de IRS uw kilometeraftrek in twijfel trekt, of als u ooit bent gecontroleerd. Uw log moet voldoende informatie bevatten om de auditor tevreden te stellen. Als je dat bijvoorbeeld op 12 januari opneemt, heb je 9 mijl naar een vergadering met een klant gereden, wees erop voorbereid dat de afstand eigenlijk 9 mijl was. En uw aangegeven doel moet voldoende details voor de auditor bevatten om vast te stellen dat dit een legitieme zakenreis was.
Miles die u kunt aftrekken
De IRS definieert ook wat het beschouwt als aftrekbare kilometerstand voor bedrijven. U kunt bijvoorbeeld de mijlen tussen uw huis en uw bedrijf niet aftrekken. Maar u kunt de afstand tussen twee verschillende bedrijfslocaties aftrekken. U kunt het aantal kilometers aftrekken tussen uw kantoor en de kantoren van klanten waarop u belt, zelfs als uw kantoor bij u in de buurt is. Als u naar een conferentie of vergadering reist of een seminar volgt dat u in uw bedrijf ten goede komt, telt dit als een zakelijke aftrek. Als uw reis zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden combineert, kunt u alleen het zakelijke deel van de reis aftrekken. Als u bijvoorbeeld naar het postkantoor rijdt om documenten naar een klant te verzenden en vervolgens bij de supermarkt langskomt om het diner op te halen, mag u alleen het aantal kilometers aftrekken dat is gekoppeld aan de reis naar het postkantoor en niet de supermarkt.
Elektronische records
Apps voor smartphones, tablets en personal computers automatiseren het bijhouden van zakelijke kilometers. Met dergelijke apps kunt u belangrijke informatie invullen, zoals uw bestemming en het doel van uw reis, en zij berekenen de kilometerstand. Met veel van deze programma's kunt u de gegevens exporteren naar een spreadsheet. U kunt ook software voor wereldwijde positionering in uw auto installeren om al uw kilometers bij te houden. Maar zoals een artikel in de New York Times uit 2006 over volgsoftware opmerkte, kan software gevoelig zijn voor storingen en hardwarecrashes, dus regelmatige back-ups van uw gegevens zijn cruciaal.
Geschreven verslagen
Een van de eenvoudigste manieren om het aantal kilometers te volgen, is om een geschreven logboek bij te houden in uw auto - in een notitieblok of op een kilometerstandformulier dat u vanaf uw computer afdrukt of bij een kantoorwinkel koopt. Ontwikkel de gewoonte om uw begin- en eindtellers te registreren telkens wanneer u uw auto voor zakelijke doeleinden gebruikt, en ook rekening te houden met het zakelijke doel van de reis. Vul de informatie voor elke reis in en tel de miles op aan het eind van het jaar. U kunt ook andere documentatie gebruiken, zoals afdrukken van routebeschrijvingen of kaarten, als extra back-up voor uw kilometeraftrek.
