Veel mensen zullen geen instructies lezen, behalve als laatste redmiddel. Als mensen ze eenmaal hebben gelezen, zijn ze alleen nuttig als ze in duidelijke, beknopte taal zijn geschreven. Wanneer u uw doelgroep begrijpt, bent u beter voorbereid om een introductie te geven, gevolgd door de instructies.
Bestudeer je publiek
Instructies vertellen meestal aan een lezer hoe ze een product of procedure moeten doen, bouwen, bedienen of onderhouden. Ten eerste, kwalificeer je beoogde doelgroep om te weten hoe goed ze het onderwerp begrijpen. Als u bijvoorbeeld instructies schrijft voor nieuwe aanwervingen, moeten deze in duidelijke taal worden geschreven, terwijl instructies voor hoger management mogelijk meer industrieel jargon bevatten. Gebruik de taal die geschikt is voor de lezers en voeg zoveel details toe als nodig om de taak uit te voeren.
Maak een introductie
Heel vaak slaan lezers een verhalende inleiding over en gaan ze direct naar de instructies. Een manier om lezers te helpen bij het doorlopen van inleidingen, is om een uitleg of reden voor de instructies op te schrijven in een genummerde lijst in plaats van alinea-indeling. Lezers zullen de lijst eerder bekijken. Vermeld het doel van de instructies, wie moet het document lezen en wat het bevat, elk onder een aparte kop. Deze introductie geeft lezers ook een idee van wat niet wordt gedekt.
Gebruik Active Voice
Gebruik geen passieve spraak, zoals "De witte draad moet in plug A worden gestoken." Schrijf in plaats daarvan instructies als opdrachten waarvoor een actieve stem nodig is, zoals "Steek de witte draad in plug A." Of u nu een lijst aan het schrijven bent, een verhaal of een boekje, verbreek lange zinnen met meerdere stappen in korte instructies die onder kopjes worden weergegeven. Splits zinnen op met het woord "en" in kortere afzonderlijke zinnen. In plaats van te schrijven: "De kabel moet worden gesplitst en in de rode uitlaat worden geplaatst", schrijf twee zinnen die beginnen met actiewerkwoorden, zoals "Splice the cable. Plaats de gesplitste kabel in de rode uitlaat. "Een duidelijke, vette kop kan bijvoorbeeld" Hook Up the Wire "zijn.
Afzonderlijke acties van verklarende informatie
Vaak hebben instructies ook uitleg nodig. Schrijf verklarende opmerkingen op een van de volgende twee manieren. Bestrijd de feitelijke instructies zodat ze opvallen, of geef uitleg in een aparte kolom ter referentie. Eén tactiek is om de stappen aan één kant van het document te plaatsen, met de uitleg in een korte paragraaf in een kolom naast elkaar. Een andere, effectievere manier is om de feitelijke instructies vet te drukken en de stap te voltooien door de uitleg te schrijven. Bijvoorbeeld: "Druk drie seconden op de rode knop (vet gedrukt). Hierdoor kan het licht worden geactiveerd."
