Schriftelijke richtlijnen voor werknemers zijn vaak handiger dan mondelinge instructies. Een brief met details van een nieuw beleid of procedure geeft werknemers een document voor toekomstig gebruik. Behalve dat ze helpen herinneren hoe ze een nieuwe procedure moeten volgen, voldoet een richtlijnbrief aan de wettelijke vereiste om officiële kennisgeving te doen van een nieuw wettelijk verplicht beleid. Begin 2011 stellen veel steden bijvoorbeeld rookverboden in die betrekking hebben op lokale bedrijven. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om werknemers te informeren hoe ze zich aan het nieuwe rookbeleid moeten houden.
Plaats briefhoofdpapier in uw printer. Deze richtlijn is een officiële kennisgeving en het briefhoofd zal het formele karakter van de informatie versterken.
Typ de volledige datum. U moet de datum altijd opnemen in een richtlijn omdat deze het tijdstip van melding vastlegt. Sla een regel over.
Typ de naam van de ontvanger en haar adres als de richtlijn maar naar één persoon gaat. Als het een algemene brief is voor alle werknemers, laat dan de naam en het adres weg.
Typ 'Geachte medewerkers' gevolgd door een dubbele punt als de brief naar alle medewerkers gaat. Typ een specifieke naam als deze naar één persoon gaat.
Begin de brief met een directe verklaring over waar de instructies over gaan. Geef relevante details over het beleid of de procedure, bijvoorbeeld wanneer het van kracht wordt en wie door het beleid wordt beïnvloed.
Maak een lijst van de stappen voor het voltooien van de taak of voor het voldoen aan het nieuwe beleid. Gebruik duidelijke, gemakkelijk leesbare taal die de werknemers kunnen volgen.
Leg uit hoe dit nieuwe beleid de ontvanger (s) ten goede zal komen en bedankt voor hun medewerking. Leg uit wat er zal gebeuren als een werknemer ervoor kiest om niet aan de richtlijn te voldoen.
Vermeld geschikte deadlines of contactgegevens in de laatste alinea. Beschrijf de methode voor het evalueren van de naleving door de werknemers, indien van toepassing. Aanbieding om eventuele vragen te beantwoorden die de ontvangers zouden kunnen hebben.
Sluit de brief door een respectvolle sluiting te typen en typ uw volledige naam en titel. Teken boven uw getypte naam.
Laat een andere supervisor de brief lezen om ervoor te zorgen dat u geen informatie hebt gemist.
Mail de brief (s). Als de richtlijn het resultaat is van een wetswijziging, overweeg dan om een handtekeningbevestiging van de ontvanger (s) te vragen om aan te tonen dat de richtlijn is ontvangen.
