Een schriftelijk voorstel biedt altijd om een behoefte te beantwoorden met een dienst, product of project. Om te slagen, moet een voorstel zijn publiek tegelijkertijd informeren en overtuigen van de kwalificaties, de oplossing en het budget van de indiener.Een gevraagd voorstel biedt doorgaans specifieke informatie die lezers in een bepaalde volgorde en indeling vragen. Een ongevraagd voorstel moet soms lezers ervan overtuigen dat er zelfs een behoefte bestaat. Hoe dan ook, een voorstel moet een overtuigend begin, midden en einde hebben. Maak elk onderdeel van uw voorstel op maat en geef bondig aan wat uw lezers moeten weten om uw voorgestelde oplossing met vertrouwen te accepteren.
Begin
Maak uw "front matter" van uw voorstel. Meestal bestaat dit uit een verzendbrief, een titelpagina, een inhoudsopgave en een samenvatting van het project. Uw samenvatting van het voorstel kan de vorm hebben van een samenvatting van één tot vijf woorden per vat van 100 tot 300 woorden.
Begin uw voorstel met de kop 'Inleiding'. Geef het doel van uw voorstel weer en bekijk de inhoud ervan. Beschrijf uw relatie met uw lezers of met verschillende informatiebronnen. Beschrijf bondig uw oplossing, vooral de voordelen ervan, om uw lezers te tekenen.
Bespreek de 'Achtergrond' van uw voorstel. Geef het probleem aan en beschrijf uw doelgroep. Demonstreer dat u het probleem vanuit verschillende invalshoeken goed heeft onderzocht om een degelijke oplossing te vinden. Vermeld duidelijk uw premissen en aannames en definieer eventuele basisvoorwaarden die u in het voorstel gebruikt.
Midden
Beschrijf uw "Oplossing". Laat uw lezers zien waarom uw oplossing de beste manier is om het dringende probleem aan te pakken. Bespreek de voordelen van uw oplossing overtuigend, bij voorkeur met behulp van harde feiten en cijfers ter ondersteuning van uw claims.
Beschrijf de "Aanpak" of "Methodologie" waarmee u uw oplossing zult implementeren. Neem informatie op over hoe u het werk gaat sequensen en beheren en zorg voor voldoende arbeid en middelen om kwaliteitsresultaten te leveren. Maak een schema met belangrijke mijlpalen en kritieke checkpoints en een werkplan met de betrokkenheid van alle deelnemers in de tijd.
Maak een lijst van uw "kwalificaties" om uw lezers comfortabel en zelfverzekerd te maken in uw mogelijkheden. Bied bewijs dat u en uw team, indien aanwezig, de ervaring en achtergrond hebben om het werk goed te doen.
Detail een "Budget" met een lijst van alle resources die u nodig hebt en de bijbehorende kosten. Bereken de totale kosten van het streven, inclusief arbeid, materialen, apparatuur, benodigdheden enzovoort.
Einde
Eindig met een "Conclusie" die de voordelen van uw oplossing herhaalt en benadrukt. Spoedgoedkeuring bemoedigend, zelfverzekerd en meeslepend. Bied aan om indien nodig aanvullende informatie te verstrekken.
Maak een lijst van uw 'Referenties'. Vermeld de bronnen die u gebruikte om uw voorstel te ontwikkelen.
Stel een "Bijlagen" -sectie samen, bestaande uit aanvullende documenten die claims ondersteunen of belichtingen in uw voorstel illustreren. Deze kunnen spreadsheets, stroomdiagrammen, vergelijkbare projecten of casestudy's, cv's, aanbevelingsbrieven, white papers, enzovoort bevatten.
Tips
-
De informatiebehoeften van uw publiek zouden moeten bepalen wat u moet opnemen in of uitsluiten van uw voorstel.
Leid uw lezers van bezorgdheid over een probleem tot opwinding over uw oplossing. Plaats uw kosteninformatie vooraf met uw geruststellende kwalificaties en volg deze met een samenvatting van de geweldige mogelijkheden en voordelen van uw oplossing.
Mogelijk hebt u niet alle bovengenoemde secties nodig en kunt u zelfs meerdere secties samenvoegen. Omgekeerd kunt u nieuwe secties maken om aan de behoeften van uw lezers te voldoen. Voeg bijvoorbeeld een "Overzicht van literatuur" -sectie toe na "Achtergrond" om werk te beschrijven dat nauw verwant is aan uw voorstel; of voeg een "Contract" -sectie toe na "Kwalificaties" om uw contractuele aannames, verwachtingen of uitzonderingen aan te geven.
Formatteer uw voorstel voor eenvoudig lezen. Bewerk elke alinea om te beginnen of eindigen met je hoofdpunt, reserveer het middengedeelte voor details of voorbeelden. Zorg ervoor dat elke alinea niet meer dan 10 regels lang is. Cursief of onderstreep belangrijke punten en gebruik koppen en subkoppen om lezers te helpen informatie snel te vinden. Gebruik de lettertypegrootte van 10 tot 12 punten, tenzij anders aangegeven.
Controleer uw voorstel op spelling- en grammaticafouten. Zorg waar mogelijk voor een frisse blik om uw voorstel te bekijken voordat u het afdrukt en indient.
Maak sjablonen en pas de toepasselijke delen van succesvolle voorstellen in toekomstige voorstellen aan.
