Accounting wordt gedefinieerd als de rapportage, registratie en analyse van de financiële gegevens van een bedrijf. Een geautomatiseerd boekhoudsysteem omvat een programma of een softwarepakket dat een handmatig systeem of een accountant vervangt bij het registreren en verwerken van financiële transacties. Hiermee kunnen managers en andere eindgebruikers de financiële gezondheid van een bedrijf analyseren en de nodige acties ondernemen in het licht van die informatie. Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn ontworpen om volledig aanpasbaar te zijn, maar de primaire componenten blijven hetzelfde voor verschillende soorten systemen.
Software
Software is de kern van een geautomatiseerd boekhoudsysteem. De softwarecomponent bestaat uit modules of kleinere, stand-alone programma's. Elke afzonderlijke module vervult een andere functie. De modules kunnen productie-, klant-, grootboek-, human resources-, asset management-, financieel management- of inkoop- en voorraadbeheermodules omvatten. Alle modules koppelen met elkaar om gegevens te delen. Een typisch boekhoudproces integreert alle modules van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, waarbij elke gegevens bijhoudt voor specifieke activiteiten en entiteiten.
Hardware
Hardware verwijst naar de fysieke componenten van een systeem. Volgens het boek 'Boekhoudingsprincipes' wordt alle fysieke apparatuur die aan een geautomatiseerd boekhoudsysteem is gekoppeld, hardware genoemd. Geautomatiseerde boekhoudsystemen worden geïnstalleerd op computers met de capaciteit om de systemen uit te voeren. Grootschalige boekhoudsystemen bestaan uit een groot aantal modules en vereisen doorgaans computers met snelle processoren en grote opslagcapaciteit. Andere hardwarecomponenten die essentieel zijn in een geautomatiseerd boekhoudsysteem omvatten afdruk- en scanapparaten, evenals andere randapparatuur, zoals muizen, toetsenborden en externe gegevensopslaginrichtingen.
Personeel
Hoewel geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn ontworpen om onafhankelijk van handmatige interventie te functioneren, vereisen ze meestal een bepaald element van toezicht. Menselijke operatoren zijn verplicht om de financiële gegevens in te voeren, waaraan vervolgens wordt gewerkt door het geautomatiseerde systeem. Volgens het boekje "Fraud Auditing and Forensic Accounting," omvatten andere belangrijke personeelsleden in een geautomatiseerd boekhoudsysteem bekwame change control, database managers, beveiligingspersoneel en management. Gezamenlijk werken deze elementen om de goede werking van het geautomatiseerde systeem te waarborgen en om problemen op te lossen als dat nodig is.
