In de basis is een schriftelijk voorstel een communicatie die de lezer probeert te overtuigen. Het doet dit door iets nuttigs aan te bieden in ruil voor iets terug. Het schrijven van een winnend voorstel is niet alleen een kwestie van inhoud, het is ook een kwestie van structuur en proces. Met andere woorden, als u de juiste dingen in de juiste volgorde zegt, heeft u een winnend voorstel in handen.
Denk aan uw samenvatting. Dit wordt door velen gezien als het belangrijkste onderdeel van een voorstel. Uw samenvatting moet het verhaal van uw voorstel op een gecomprimeerde en begrijpelijke manier vertellen en moet begrijpelijk zijn voor een leek. Om deze reden is een samenvatting meestal het laatst geschreven, zodat geen belangrijke elementen van het voorstel worden weggelaten.
Na ontvangst van een voorstel zullen veel mensen een beslissing nemen over het feit of het de moeite waard is om alleen te lezen op basis van wat er in de samenvatting wordt gezegd, dus het is iets waar je aan moet denken tijdens de rest van het voorstel voor het schrijven van voorstellen.
Richt de klant en zijn behoefte doorheen uw voorstel. Dit geeft blijk van empathie en toont aan dat je naast het voldoen aan hun zakelijke behoeften op de manier die in je voorstel wordt beschreven, ook graag een samenwerkingsrelatie met hen opbouwt.
Herhaal uw begrip van de eis van de klant zodat duidelijk is dat uw voorgestelde oplossing aan de oorspronkelijke vereisten zal voldoen.
Beschrijf hoe u aan hun vereiste zult voldoen. Dit moet zo gedetailleerd of op hoog niveau zijn als nodig is.
Vat beknopt uw ervaring samen, die relevant is voor hoe u aan de eis van de klant zult voldoen. Als u klanten uit het verleden kent die ermee hebben ingestemd om als referentie te worden gebruikt, geef dan aan wie ze zijn en hoe u hen hebt geholpen om hun doelen te bereiken.
Wijs op eerder onderzoek dat is uitgevoerd, door uzelf of door anderen, en leg uit hoe u dit zult gebruiken om aan de behoeften van de klant te voldoen.
Stel een aantal mijlpalen in. Vermeld de deliverables die u van plan bent aan de klant te verstrekken en alle doelstellingen op serviceniveau met betrekking tot tijdschema's voor turnaround.
Geef uw prijs op om het werk te voltooien dat in het voorstel wordt beschreven. Verdeel dit in zoveel mogelijk details en leg waar mogelijk uit hoe je tot je prijs bent gekomen. Als u bijvoorbeeld voor één bepaald type vertaling een vast tarief per woord vertaalt (P) en de klant heeft aangegeven dat er een specifiek aantal woorden is dat moet worden vertaald (Q), leg dan uit dat uw prijs gelijk is aan P vermenigvuldigd met Q.
Stel een laadschema op rond het einde van uw mijlpalen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat de klant 100 procent van de vergoeding betaalt bij het succesvol voltooien van alle mijlpalen, of het kan 20 procent zijn van de totale prijs bij het voltooien van elke afzonderlijke mijlpaal (uitgaande van vijf mijlpalen).
Schrijf uw samenvatting. Vergeet niet dat de samenvatting het verhaal van uw aanbod moet vertellen over de problemen, prioriteiten en vereisten van de klant. Een overtuigende samenvatting van de leiding zal zich richten op de doelen van de klant en hoe deze zullen worden bereikt, niet op de details van de oplossing.
