De persoonlijke informatie genoteerd op een ingevuld formulier W-9 is noodzakelijk voor de verwerking van loonlijsten en voor de rapportage aan de Internal Revenue Service. Als een best practice, vraag een voltooide W-9 op de eerste werkdag van uw werknemer en stuur een W-9-aanvraag naar nieuwe aannemers. Als een aannemer niet voldoet, stuur dan een formele brief met een vriendelijk maar krachtig verzoek om een ingevuld formulier.
Basisbeginselen W-9
Een formulier W-9 is een IRS-document waarin de naam, het adres, de federale belastingclassificatie en het sofinummer of werkgeversidentificatienummer van een belastingplichtige worden vermeld. De IRS machtigt niet dat bedrijven W-9's in het bestand bewaren. Bedrijven moeten echter de persoonlijke informatie die op het formulier staat voor alle werknemers verzamelen en rapporteren, en voor aannemers die ze jaarlijks meer dan $ 600 betalen. Het verzamelen van een W-9 is een handige manier om dat te doen. Daarom moet een bedrijf een W-9 hebben voor elke werknemer en aannemer.
Een W-9 aanvragen
Om zeker te zijn dat u een W-9 van alle werknemers verzamelt, neemt u een W-9-formulier op in de verplichte eerste dag papierwerk voor nieuwe aanwervingen. Vraag nieuwe medewerkers om alle papierwerk ter plaatse af te ronden en aan het einde van de eerste dag aan een vertegenwoordiger van Human Resources te retourneren.
Wanneer u een nieuwe aannemer of verkoper koopt, dient u een formulier W-9 bij het initiële contract te voegen. Vraag uw leverancier in een W-9-verzoekbrief om het formulier zo snel mogelijk in te vullen en terug te sturen. Overweeg een beleid te implementeren om alleen leveranciers te betalen met een geldige W-9 in het bestand en noteer dit beleid in de verzoekbrief.
Opvolgen
Als u problemen ondervindt bij het verkrijgen van een voltooide W-9 uit werknemers of aannemers, communiceer dan tactvol maar krachtig dat de W-9 noodzakelijk is voordat u kunt betalen. Leg aan werknemers uit dat de informatie op het formulier nodig is om de loonlijst te verwerken en ze uit te betalen. Als een leverancier de W-9 niet binnen een week of twee retourneert, stuurt u een tweede verzoek om op te volgen. Als u een gedocumenteerd beleid heeft, moet u de verkoper eraan herinneren dat u ze niet kunt betalen zonder het formulier in het bestand. De IRS vereist dat u een formeel verzoek indient voor een W-9, dus bewaar een kopie van deze brief in ons bestand.
Geen W-9
Als u aan het eind van het jaar geen W-9 voor een leverancier hebt, moet u de betalingen aan de IRS nog steeds melden. Vul een formulier 1099-MISC in en stuur het naar de contractant en laat het sofinummer leeg. De IRS antwoordt met een kennisgeving dat het nummer ontbreekt, dat u moet doorsturen naar de contractant, samen met een kennisgeving van back-up-inhouding en een andere kopie van een W-9. U bent verplicht om belastingen in te houden op toekomstige betalingen aan deze aannemer - momenteel is de inhouding van 28 procent - en de aannemer zal een vergoeding van $ 50 van de IRS oplopen.
