Management Information Systems (MIS) maakt gebruik van de integratie van informatietechnologie bij het bereiken van de behoeften en doelstellingen van het algemene personeelsbestand, managers en hun organisatie. De ontwikkeling van MIS in organisaties helpt bedrijfsleiders bij het toepassen van efficiënte en effectieve op informatietechnologie gebaseerde zakelijke en economische beslissingen. Met nieuwe trends in informatietechnologie zullen managers en organisaties te maken krijgen met een beter en flexibeler beheer van organisatorische informatie. De meeste organisaties vertrouwen tegenwoordig zwaar op hun IT-systemen.
Toepassingen van MIS
MIS is een integraal onderdeel geworden van het bestaan en de toepassing van de organisatie op verschillende specifieke gebieden. Deze omvatten strategieondersteuning, gegevensverwerking en ontwikkeling van werkprestaties. MIS transformeert gegevens in bruikbare informatie om effectieve managementbeslissingen te formuleren. Gegevensverwerking door MIS maakt de organisatie van enorme hoeveelheden bedrijfsgegevens mogelijk en biedt waardevolle tijdsbesparende voordelen voor de organisatie. De taakuitvoering van het personeel van de organisatie wordt sterk beïnvloed door het instellen van een MIS. Medewerkers zullen efficiënter en effectiever omgaan met gegevens en informatie.
Elementen van een functionele MIS
Een functioneel MIS heeft vijf elementen die tijdigheid, nauwkeurigheid, consistentie, volledigheid en relevantie omvatten. De effectiviteit van een MIS zal worden afgeschrikt wanneer een of meer elementen worden aangetast. Het element tijdigheid geeft aan dat de MIS van een organisatie actuele informatie aan zijn gebruikers kan verstrekken en verspreiden. Verwerkte informatie van MIS moet accuraat zijn en vrij van gebreken. De consistentie van MIS bij het verwerken van gegevens moet in aanmerking worden genomen voor goed gedefinieerde, gedocumenteerde processen en het vermogen om zich aan te passen aan een dynamische omgeving. Management heeft volledige en gerelateerde informatie nodig in een samengevat formaat om overbelasting van informatie te elimineren. De MIS moet het management kunnen voorzien van relevante gegevens voor een effectieve planning en besluitvorming.
Voordelen van MIS
Een MIS biedt de organisatie veel voordelen. In de eerste plaats vergemakkelijkt het de organisatieplanning. MIS verbetert de goede besluitvormingsvaardigheden van het management door relevante informatie te verstrekken. Ten tweede minimaliseert MIS het informatieresultaat door dit samen te vatten in standaardformaten voor managers om gedetailleerde en beknopte rapporten te hebben. Ten derde brengen MIS-voorzieningen integratie in een organisatie omdat het andere afdelingen op de hoogte houdt van bestaande problemen en behoeften. Ten slotte maakt MIS beheerscontrole eenvoudiger. Dit biedt het management de mogelijkheid om de prestaties van de organisatie te beoordelen en verbeteren.
Risico's van MIS
Managementrisico's tonen de waarschijnlijkheid van economische gebeurtenissen die een negatieve invloed zouden kunnen hebben op de activiteiten of inkomsten van de organisatie. Managementbeslissingen op basis van onjuiste, ineffectieve of imperfecte MIS kunnen de risico's op specifieke gebieden, zoals grondstoffenprijzen, liquiditeit van bedrijven, rentetarieven of vreemde valuta, vergroten. Een niet-beveiligd of slecht geprogrammeerd MIS kan resulteren in hacking, gegevensmanipulatie, ongeoorloofde gegevenstoegang en routinematige werkonderbreking die kan resulteren in verkeerde managementbeslissingen of -planning.
Het bereiken van een goede MIS
Een betrouwbare MIS speelt een integrale rol bij het leveren van relevante en juiste informatie aan het management voor efficiënte besluitvorming. De huidige MIS moet in staat zijn om zich aan te passen aan de complexiteit van de organisatie in de richting van informatietechnologie voor goed geleide besluitvorming. Alle sleutelfunctionarissen van de organisatie moeten in staat zijn om kennis te maken met de MIS en de betrouwbaarheid ervan te garanderen om relevante informatie te genereren. Het MIS moet in staat zijn risico's te mitigeren die voortvloeien uit zowel interne als externe factoren van de organisaties.
