Boekhouding zou eenvoudig zijn als u de financiële overzichten slechts tot enkele regels reduceerde: het geld dat deze maand is gemaakt, het uitgegeven geld, dit is wat er nog over is en dit is de waarde van onze activa. Eenvoudig, maar niet erg informatief. Hoewel sommige boekhoudprincipes gecompliceerd zijn, is de classificatie van de rekeningen fundamenteel: door verschillende rekeningen te creëren voor verschillende soorten schulden, opbrengsten en activa, verschaft de boekhouding meer informatie over het bedrijf. Dat maakt de grootboeken en de financiële verklaring nuttiger voor managers, investeerders en geldverstrekkers.
Opnemen in accounting
Bij de boekhouding gaat elke transactie, van het kopen van kopieerpapier tot het verkopen van $ 1 miljoen aan voorraad, naar het grootboek van het bedrijf. De betekenis van opnemen in de boekhouding is dat het opschrijven van transacties dingen accuraat houdt. Het management van het bedrijf kan zien hoe het bedrijf presteert en of het meer verdient dan het uitgeeft. Investeerders en geldschieters kunnen de boeken en financiële overzichten bekijken en beslissen of het bedrijf kan worden vertrouwd met hun geld.
De eenvoudigste manier om transacties te registreren is om ze in een boekhoudingsjournaal te schrijven, waarbij de verschillende rekeningclassificaties dienovereenkomstig worden aangepast. Als, bijvoorbeeld, een klant die u $ 500 verschuldigd is de rekening betaalt, heeft dat invloed op twee klassen, debiteuren (nu $ 500 kleiner) en contanten ($ 500 groter). Het invoeren van elke afzonderlijke transactie kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met boekhoudsoftware kunnen boekhouders eenvoudigweg in de software opnemen wanneer het bedrijf een leveranciersfactuur ontvangt of betalingen uitbetalen. De software debiteert dan automatisch of crediteert de juiste accountclassificaties.
Classificatie van rekeningen maakt de boekhouding gecompliceerder, maar ook informatiever en gedetailleerder. In sommige opzichten maakt het de boekhouding eenvoudiger op de weg. Stel dat u een uitgebreide bibliotheek met computersoftware voor de computers van het bedrijf hebt gekocht. Alle software is een vast immaterieel actief. Wanneer u aanspraak maakt op afschrijving van het waardeverlies van de software als gevolg van de leeftijd, moet alle software ongeveer hetzelfde tarief afschrijven. Het opnemen van alle programma's in één activaclassificatie maakt het eenvoudig om afschrijving toe te passen op de hele klas.
Classificatie van rekeningen
Door uw rekeningen te classificeren worden uw financiën samengevoegd in verschillende categorieën in uw grootboeken en financiële overzichten. Het breekt uw records in verschillende brede classificaties.
- Activarekeningen: Deze lijst bevat de eigendommen en apparatuur van het bedrijf, van land tot geld, patenten en meer.
- Aansprakelijkheidsrekeningen: Hieronder valt geld dat uw bedrijf verschuldigd is maar nog niet heeft betaald, zoals crediteuren, hypotheken, leningen en andere onbetaalde rekeningen.
- Kapitaal of eigen vermogen accounts: Dit is het eigendomsbelang dat de eigenaar, eigenaar of aandeelhouders in het bedrijf hebben. De inzet stijgt en daalt met de waarde van de activa en het bedrag van de schuld.
- Opname accounts: Dit dekt het geld dat de ondernemers voor persoonlijk gebruik hebben afgesloten. Het omvat de tekeningenrekening in partnerships en de dividendrekening in bedrijven.
- Inkomstenrekening: Deze rapporteren en volgen de inkomsten uit de verkoop van goederen of diensten. Ze omvatten ook niet-operationele opbrengsten zoals inkomsten uit leningen of investeringen.
- Onkostenrekening: Dit omvat salarissen, huur, lonen, voorraden en andere uitgaven.
Classificatie van accounts kan veel gedetailleerder gaan. In de activaclassificatie worden bijvoorbeeld de activarekeningen in verschillende subcategorieën onderverdeeld:
- Contant geld: Dit omvat geld bij de hand bij het controleren van rekeningen, betaalrekeningen en de kas van het bedrijf.
- vorderingen: Tenzij u uw boekhouding strikt op kasbasis uitvoert, rapporteert u geld wanneer u het verdient, niet wanneer u het ontvangt. Stel dat u voor $ 1500 aan voorraad aan een klant verkoopt, maar u geeft ze 30 dagen om te betalen. U rapporteert de $ 1.500 zodra u deze verdient. Het wordt geclassificeerd als inkomen op de winst- en verliesrekening en handelsvorderingen (een actief) op de balans.
- Inventaris: Deze categorie omvat goederen te koop, gedeeltelijk voltooide goederen en grondstoffen.
- Vaste activa: Deze activaclassificatie heeft betrekking op dingen die u koopt en die niet eenvoudig in contanten kunnen worden omgezet op de manier waarop voorraad kan. De activa worden bewaard voor de lange termijn, in tegenstelling tot bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden. Voorbeelden van vaste activa zijn computers, auto's, meubels, gebouwen en land.
Classificatie scheidt ook activa in huidige en langetermijncategorieën. Vlottende activa zijn die activa die het komende jaar zullen worden opgebruikt. De langetermijnactiva gaan verder dan de volgende 12 maanden. Accountants classificeren ook materiële en immateriële activa afzonderlijk. Materiële activa omvatten fysieke items zoals vrachtwagens, 3D-printers en inventaris. Immateriële activa zijn niet-fysieke eigendom zoals patenten, auteursrechten en goodwill van klanten.
Classificatie en financiële overzichten
Een andere betekenis van opnemen in de boekhouding is dat de gegevens die in de grootboeken worden vastgelegd uiteindelijk de basis van de financiële overzichten worden. De drie financiële overzichten consolideren de financiële records van een bedrijf op verschillende manieren en classificeren accounts op verschillende manieren.
De balans heeft drie grote boekhoudklassen: activa, passiva en eigen vermogen, wat overblijft na aftrek van passiva van activa. De rubricering van rekeningen verdeelt ze meestal verder op in items zoals ingehouden winsten, handelsvorderingen, kortlopende schulden en langlopende schulden. U bent niet verplicht om elke mogelijke classificatie van activa of passiva op de balans te gebruiken. Als uw bedrijf bijvoorbeeld nooit immateriële activa heeft gehad, hoeft u geen 'Immateriële activa: $ 0' te schrijven om dit aan te geven. Door de activa en passiva van de onderneming te vergelijken, geeft de balans een momentopname van de financiële gezondheid van het bedrijf.
De winst-en-verliesrekening geeft de winstgevendheid weer: hoeveel opbrengt het bedrijf elke maand? De classificaties op de resultatenrekening omvatten verkoopopbrengsten, kosten van verkochte goederen en niet-operationele opbrengsten. Niet-operationele opbrengsten kunnen worden onderverdeeld in klassen zoals rente, huur en dividendinkomsten. Het op deze manier splitsen van de inkomstenclassificatie maakt een onderscheid tussen inkomsten uit uw branche en inkomsten uit goede investeringen. Iedereen die eraan denkt om geld in uw bedrijf te stoppen, wil weten of uw producten of services geld verdienen, zodat het helpt om dat inkomen te onderscheiden van andere bronnen.
Bedrijven die alleen contante transacties registreren, hebben geen kasstroomoverzicht nodig. Bedrijven die gebruikmaken van boekhouding op transactiebasis hebben er één nodig, aangezien de resultatenrekening omzet en aankopen registreert, en niet contante betalingen. Door te volgen hoeveel contanten in en uit het bedrijf worden verplaatst, kunt u zien of het bedrijf voldoende geld bij de hand heeft om leningbetalingen te doen of de loonlijst te dekken. Als het geld dat binnenstroomt aanzienlijk lager is dan het inkomen, is het mogelijk dat het bedrijf niet goed werk verricht met het innen van debiteuren. De kasstroomclassificaties omvatten contanten uit beleggingen, kasstromen uit operationele activiteiten en kasmiddelen uit financiering.
Classificatie van rekeningen in de grootboeken helpt de boekhoudafdeling om de financiële overzichten te creëren. Als de verkoop en aankoop van activa op de juiste manier zijn vastgelegd, is het eenvoudiger om de activaclassificaties te bekijken die u op de balans moet rapporteren.
Het rekeningschema is een essentieel onderdeel van het omzetten van grootboeken in financiële overzichten. Het diagram is een lijst met alle accounts die in het grootboek worden gebruikt, waarbij elk accountnummer wordt geïdentificeerd. Uw boekhoudsoftware gebruikt de grafiek om de rekeningen te identificeren, zoals inkomsten, gewone aandelen, geldmiddelen en afschrijvingen die moeten worden opgenomen in de balans.
Wanneer u de grafiek voor uw rekeningen opstelt, stelt u deze in, zodat u deze niet meerdere jaren hoeft te wijzigen. Als u bijvoorbeeld geen gebouwen hebt, maar van plan bent er volgend jaar een te kopen, is het de moeite waard om die activaklasse in de grafiek op te nemen. Neem geen lessen op die u niet van plan bent te gebruiken. Als uw bedrijf services levert en geen voorraad heeft, heeft het geen zin om bijvoorbeeld een inventarisclassificatie op te nemen in de grafiek. Als u accounts hebt die slechts kleine bedragen bevatten, controleert u of u deze kunt omzetten naar andere accountklassen. Dat zorgt ervoor dat de grafiek niet al te ingewikkeld wordt.
