Volgens de universiteit van Aurora beschrijft een functiebeschrijving "het doel, de taken, verantwoordelijkheden, taken en relaties van een bepaalde baan." Hoewel het voor de hand liggende doel is om uw potentiële aanvragers te laten weten dat een functie beschikbaar is en wat de aard van de taak is, dienen functieomschrijvingen ook juridische en organisatorische doeleinden en moeten ze zorgvuldig worden geschreven om rechtszaken of interne conflicten te voorkomen.
extern
De externe functiebeschrijving is degene die u voor potentiële aanvragers plaatst. Het geeft een overzicht van de titel en essentiële functies van het werk, schetst taken en verantwoordelijkheden en kan administratieve informatie omvatten, zoals de verantwoordelijkheden van de algehele afdeling en de positie van de supervisor van het werk. Het moet ook de nodige kwalificaties vermelden, inclusief vaardigheden, opleiding en ervaring. De meeste externe functiebeschrijvingen geven het salaris en de voordelen aan die voor de functie worden aangeboden. Hoewel ze kort moeten zijn, moeten ze ook specifiek zijn, zodat je niet overspoeld wordt door sollicitaties van mensen die niet bevoegd zijn.
Algemeen
Een algemene of algemene functiebeschrijving beschrijft de functie in algemene termen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal vergelijkbare functieposities daarin, kan de generieke beschrijving worden gebruikt als een sjabloon voor afdelingshoofden om meer specifieke beschrijvingen te maken voor taken die onder hun bevoegdheid vallen. De Poindexter Consulting Group waarschuwt echter dat generieke functieomschrijvingen een bedrijf kunnen openen voor problemen met de Equal Employment Opportunity Commission, die de Americans with Disabilities Act afdwingt. Deze wet verplicht werkgevers niet om gekwalificeerde gehandicapten te discrimineren die in staat zijn om de "essentiële functies" van banen te vervullen. Als een generieke beschrijving niet beschrijft wat de essentiële functies zijn, kunt u het uiterlijk van discriminatie creëren.
Bovendien gebruikt de overheid functieomschrijvingen om vast te stellen dat werkgevers wettelijke richtlijnen volgen met betrekking tot gelijke beloning en mogelijkheden voor overwerk. Generieke beschrijvingen die geen lonen en uren aangeven, beschermen u niet als uw organisatie onder overheidstoezicht staat.
intern
De interne functiebeschrijving bevat dezelfde informatie als de externe, maar gaat dieper in op gedetailleerde informatie, volgens het bedrijf van de firma Grand Roads Executive Search. De administratieve informatie kan bijvoorbeeld de naam en functie van de supervisor van de functie bevatten. Interne beschrijvingen van banen op een hoger niveau kunnen een lijst weergeven met statistieken over hoeveel inkomsten de werkne- mer verwacht te genereren, hoeveel klanten of accounts zij zal overzien of zal onderhouden, of hoeveel werknemers zij zal begeleiden. Een goed geschreven, grondige functiebeschrijving zorgt ervoor dat iedereen weet wat uw verwachtingen van de functie zijn, zodat Human Resources de juiste persoon kan aannemen, de gehuurde persoon begrijpt wat hij moet doen en u wettelijk beschermd bent als de nieuwe vacature niet voldoet aan die verwachtingen.
