Medewerkers die betaalde bedrijfskosten uit eigen middelen betalen, kunnen doorgaans een vergoeding verwachten van hun werkgever. Om een dergelijke terugbetaling te vergemakkelijken en te garanderen dat de kosten nauwkeurig in het grootboek van de onderneming worden geboekt, wordt van de werknemers verwacht dat ze een gedetailleerd rapport indienen van al deze contante uitgaven.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Computer printer
-
(optioneel) Bedrijfskosten rapportsjabloon
Als uw bedrijf een onkostenrapportsjabloon aanbiedt, opent u deze en volgt u de aanwijzingen.
Als dit niet het geval is, verzamelt u uw bonnen samen en plaatst u ze in chronologische volgorde. Vermeld ook alle uitgaven waarvoor u geen ontvangstbewijzen heeft, zoals autokilometers en incidentele kosten zoals kranten en drankjes die zijn gekocht bij hotelautomaten.
Als u uw eigen rapport maakt zonder een door het bedrijf verstrekte sjabloon, gebruikt u een computerwerkblad. Maak een sjabloon en kopieer deze naar een nieuw werkblad voor elk nieuw rapport dat u voorbereidt. Elke bladkop moet uw naam, afdelingsnaam en code en de periode van het rapport bevatten. Onder deze informatie moet uw sjabloon ten minste vijf kolommen bevatten, met het opschrift Datum, Begunstigde, Doel of Beschrijving en Bedrag. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf moet u wellicht extra kolommen toevoegen voor dergelijke informatie, zoals boekhoudcodes, aanwezigen bij vergaderingen enzovoort.
Vermeld uw uitgaven op uw blad in datumvolgorde met uw ontvangsten en lijst als bronnen. Bereid één rapport per periode voor - wekelijks, tweemaandelijks, maandelijks of anderszins, meestal gespecificeerd in het beleid van uw bedrijf. Als u meerdere bonnen voor één dag hebt, kunt u deze groeperen op type uitgaven, zoals maaltijdkosten en parkeerkosten.
Als u een forfaitaire vergoeding voor een bepaald doel ontvangt, voert u deze in een eigen rij in onderaan het rapport, na de gekoste uitgaven.
Als u een kilometervergoeding voor uw persoonlijke voertuig krijgt, moet u een auto-log bijhouden en de kilometerstand dagelijks of wekelijks overdragen naar uw onkostendeclaratie, in overeenstemming met het bedrijfsbeleid. Voer kilometerstand in op zijn eigen rij als een afzonderlijk kostenartikel. Voer de woorden 'Persoonlijke automatische kilometerstand' in de kolom In de begunstigde in, de mijlen en de kilometerprijs in de kolom 'Beschrijving' (d.w.z. '275 mijl @ 58 cent / mijl') en het bedrag dat moet worden terugbetaald in de kolom Bedrag. Merk op dat elke werkgever zijn eigen kilometervergoedingspercentage heeft.
Wanneer alle uitgaven zijn ingevoerd, totaliseer ze als het laatste item in de kolom Hoeveelheid. Als u een voorschot op uw uitgaven hebt ontvangen, trekt u dat bedrag af van uw totale uitgaven. Dit is het bedrag dat aan u wordt terugbetaald.
Verschillende werkgevers hebben een ander beleid over het indienen van bonnen. De uwe kan vereisen dat u originele bonnen indient, of dat u scans of fotokopieën indient. Mogelijk moet u ze kruisverwijzingen geven, zodat het voor de persoon die uw vergoeding behandelt eenvoudiger is om de uitgaven te koppelen aan de ontvangst. Als u een claim indient voor kilometervergoeding, moet u ook een kopie van uw automatische logboek voor de periode verzenden.
Dien uw onkostendeclaratie in het formulier in, en vergezeld van ontvangstbewijzen, in overeenstemming met het beleid van uw werkgever. Dien alleen het werkblad in dat de uitgaven van de huidige week bevat, niet het volledige spreadsheetbestand met de lege sjabloon en vele weken kosten.
Tips
-
Probeer zo mogelijk de kosten te vergoeden met een creditcard die u alleen voor dergelijke uitgaven gebruikt. Dit zou u moeten helpen om terugvorderbare zakelijke uitgaven bij te houden en hun betaling te combineren.
Vermijd samenkomende zakelijke en persoonlijke uitgaven op dezelfde bon.
Controleer alle rapporten en combineer uitgavenbonnen met de bedragen die in het rapport worden geclaimd. Veel fouten doen zich voor wanneer mensen die door de taak rennen het verkeerde bedrag van de bon naar het onkostendeclaratie verplaatsen.
Neem altijd contact op met de HR-, salaris- of boekhoudafdeling van uw werkgever voor advies over het accuraat en tijdig krijgen van uitgaven.
Waarschuwing
Lieg nooit over uitgaven. Dit is stelen van het bedrijf en kan leiden tot nadelige gevolgen zoals beëindiging of strafrechtelijke vervolging.
Neem contact op met uw werkgever voor eventuele beperkingen op wat u kunt krijgen vergoed. Niet elke maaltijd kan in de kosten worden opgenomen en u kunt mogelijk geen dingen zoals alcohol, stomerij of valet parking kosten. Uw werkgever moet richtlijnen hebben over wat wel en niet vergoedbaar is.
Betaal alleen voor uw eigen goedgekeurde zakelijke uitgaven - betaal de kosten van anderen niet tenzij u hiertoe bevoegd bent. Vermijd ook het betalen van de kosten van een andere werknemer die de kosten vergoed krijgt.
