Een matrix voor documentdistributie geeft u een visuele referentie om te bepalen hoe u met een groot aantal mensen kunt communiceren. Deze matrices zijn nuttig in het bedrijfsleven, op school en in elke andere organisatie die communiceert via afgedrukte of computergestuurde documenten. Geautomatiseerde spreadsheethulpmiddelen, zoals Excel, Numbers, 1-2-3 of Calc, zijn de beste hulpmiddelen voor het maken van een documentverdelingsmatrix, maar u kunt elke software gebruiken waarmee u tabellen kunt maken. Als uw organisatie klein is, kunt u uw matrix mogelijk met de hand tekenen.
Start een nieuwe werkmap in uw spreadsheetprogramma of stel een nieuwe tabel in een tekstverwerkingsprogramma in. Spreadsheet-programma's kunnen meer gegevens verwerken dan tabellen, dus kies die indeling als u over de optie beschikt.
Maak een lijst van elk documenttype dat u voor uw organisatie gebruikt in de bovenste rij van uw spreadsheet, te beginnen in de tweede kolom. Documenttypen voor een algemene matrix kunnen kalenders, vergaderminuten, inkomstenrapporten en speciale bulletins bevatten. Als uw matrix voor een specifiek project is, vermeldt u de afzonderlijke documenten die betrekking hebben op het project in plaats van documentcategorieën. Een documentmatrix van een bouwproject kan bijvoorbeeld items vermelden zoals elektrische tekeningen, bouwkundige tekeningen, verhogingen en kopieën van specifieke vergunningen.
Maak een lijst van alle leden van uw bedrijf of organisatie in de eerste kolom aan de linkerkant van uw spreadsheet, te beginnen in de tweede rij. Breek de mensen in categorieën, indien van toepassing. In een kleine bedrijfsmatrix kunnen categorieën bijvoorbeeld 'Beheer' zijn, waarbij alle managementpersoneel alfabetisch onder de categoriekop wordt weergegeven, 'Medewerkers' met de alfabetisch weergegeven lijst hieronder, 'Klanten' met de alfabetische vermeldingen en 'Marketing' met alle uw externe marketingcontactpersonen vermeld.
Controleer de rij en kolom van uw kop om ervoor te zorgen dat beide lijsten compleet zijn. Als het bekijken van de matrix eenvoudiger wordt, voegt u arcering toe aan de rijen van de lidcategorieën, zodat u een pauze hebt tussen de soorten mensen die uw documentatie ontvangen.
Werk uw eerste documentkolom samen, die in de meeste spreadsheetprogramma's kolom B is en plaats een 'e' in de cel naast de naam van elke persoon die dat document elektronisch zou moeten ontvangen. Plaats een "p" in de cel naast een persoon die een papieren exemplaar van dat document zou moeten ontvangen. Als een persoon dat document niet zou moeten ontvangen, laat dan de cel naast zijn naam blanco. Als uw behoeften complexer zijn, past u de notatie aan uw organisatie aan. U kunt bijvoorbeeld "2 papieren kopieën" of "p-2" typen om meerdere kopieën aan te geven. Zolang iedereen in uw organisatie de notatie begrijpt, gebruikt u elke methode die voor u werkt.
Herhaal het proces voor elke kolom en werk de lijst af om papieren en elektronische kopieën te markeren. Hiermee is uw documentverdelingsmatrix voltooid.
Maak indien mogelijk hyperlinks van uw werkblad met documentdistributiematrix naar uw database voor contactgegevens. Hiermee kunt u op een naam in uw matrix klikken om de contactgegevens van die persoon te openen, zodat u eenvoudig elektronische of papieren kopieën kunt verzenden. Controleer het "Help" -bestand van uw spreadsheetprogramma om te leren hoe dit te doen.
Tips
-
U kunt ook documentverdelingsmatrices gebruiken om vast te leggen waar uw documenten zijn opgeslagen. Noteer in dit geval uw documenten in de eerste kolom en uw opslaglocaties bovenaan, zoals 'Webserver', 'Archiefkast hoofdkantoor 1', 'Ontvangstcomputer' enzovoort. Plaats een "X" in de cel waar de rij met documenttitels en de kolom met de opslaglocatie samenkomen.
