De meeste bedrijven bereiden een jaarlijks budget voor, ook wel een jaarplan genoemd. Het topmanagement, met name de CEO, is verantwoordelijk voor de goedkeuring van het definitieve budget, dat vervolgens de gids wordt voor het besturen van het bedrijf. Het goedkeuringsproces kan soms langer duren dan de voorbereiding van de begroting zelf, omdat er moeilijke beslissingen moeten worden genomen over het stellen van prioriteiten voor uitgaven. Het nemen van deze beslissingen vereist een aanzienlijke discussie van en naar het managementteam.
Budgetconsolidatie
In bedrijven die groot genoeg zijn om afdelingen of afdelingen te hebben, zijn de managers van deze functionele eenheden verantwoordelijk voor het opstellen van hun eigen budgetten, die zij indienen bij de financiële afdeling. De departementale budgetten worden geconsolideerd door de financiële staf om het budget voor het bedrijf als geheel te creëren. Het budgetteringsproces begint vaak met het topmanagement dat richtlijnen biedt voor divisiemanagers, zoals aannames over wat de economische omgeving in het komende jaar zal zijn. Of een managerbudget wordt goedgekeurd of niet, is vaak een functie van hoe nauw hij de gegeven richtlijnen volgt. Als het topmanagement probeert de kosten laag te houden, zal een manager die een verhoging van zijn uitgaven van 20 procent voor zijn afdeling voorstelt hoogstwaarschijnlijk zijn budget moeten herzien.
Beoordeling door financiële staf
De financiële afdeling voert de eerste beoordelingen van de budgetten van de afdelingen uit. Ze analyseren de voorgestelde uitgaven, of in het geval van omzet producerende afdelingen, de veronderstellingen die worden gebruikt om de inkomstenprognose voor te bereiden. Ze zoeken naar significante verschillen ten opzichte van het budget van vorig jaar. Hun doel is ervoor te zorgen dat elk budget redelijk en haalbaar is. Ze willen ook potentiële besparingen op de bezuinigingen vaststellen in het geval dat het topmanagement beslist dat de totale voorgestelde uitgaven voor het bedrijf te hoog zijn.
Beoordeling door Top Management
Het topmanagement kijkt naar het geconsolideerde budget en beslist of de inkomsten- en winstprognoses in overeenstemming zijn met de doelen die ze voor het komende jaar stellen. Als de geprojecteerde winst lager is dan verwacht, moet het bedrijf manieren vinden om extra inkomsten te genereren of bezuinigingen doorvoeren om de winst te verbeteren. De analyse van de financiële afdeling is uitermate nuttig om hen te helpen de gebieden te identificeren die verdere uitleg van de divisiemanagers nodig hebben - of uitgaven die gewoon te hoog lijken en kunnen worden gekapt.
Discussie met divisiemanagers
Senior management vergadert met elke divisiemanager, soms met een aanwezige financiële staf, om een beter inzicht te krijgen in de budgetverzoeken die de manager heeft ingediend. De divisiemanager moet voorbereid zijn om zijn verzoeken te verdedigen. Het topmanagement moet de consequenties van grote bezuinigingen afwegen. Het verminderen van marketinguitgaven kan bijvoorbeeld een negatief effect hebben op toekomstige inkomsten. Het topmanagement heeft de moeilijke taak om ervoor te zorgen dat elke afdeling over de middelen beschikt die het nodig heeft om effectief te kunnen werken, terwijl de totale kosten laag genoeg zijn om het bedrijf winstgevend te houden.
De moeilijke beslissingen nemen
Een afdelingsmanager is misschien niet blij met zijn definitieve begroting als hij ziet dat het topmanagement aanzienlijk bezuinigd is. Maar hopelijk heeft het topmanagement de redenen voor deze moeilijke beslissingen gecommuniceerd. Wanneer het budgettaire goedkeuringsproces wordt afgerond, moet elke manager zich eerlijk behandeld voelen. In het ideale geval is hij van mening dat hij over voldoende middelen beschikt om zijn departementale doelen te bereiken en is hij daarom bereid om het komende jaar maximale inspanningen te leveren.
