Analyse van de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen --- de SWOT --- die tegenover uw bibliotheek staat, is een belangrijk onderdeel van de strategische planning, die van vitaal belang is voor het voortdurende succes van alle soorten bibliotheken, inclusief academische, openbare en speciale bibliotheken. Zoals het Northeast Kansas Library System opmerkte in een interne audit, zal het uitvoeren van een bibliotheek-SWOT-analyse u helpen bij het concentreren van de services en programma's van uw bibliotheek op gebieden waar u sterk bent en waar de grootste kansen liggen.
Sterke punten
Het beoordelen van de sterke punten van een bibliotheek, op gebieden waar dit al succesvol is, omvat het bekijken van vaardigheden en competenties van het personeel, programmeren, budgetonderhoud en relaties met de gemeenschap. Planning voor de toekomst van de bibliotheek op basis van zijn sterke punten zou manieren moeten omvatten om bestaand succes te behouden en te verbeteren.
Zwakke punten
Het analyseren van de zwakheden van een bibliotheek betekent ook het evalueren van interne operaties. G. Edward Evans en Patricia Layzell Ward, auteurs van 'Management Basics for Information Professionals', wijzen erop dat zwakke punten in dezelfde gebieden liggen als sterke punten. Een zorgvuldige analyse van bibliotheekgebreken suggereert welke gebieden moeten worden verbeterd. Zwakke punten identificeren ook gebieden die aandacht nodig hebben om de negatieve impact van hun zwakheden te verminderen.
Mogelijkheden
Factoren buiten de bibliotheek zelf moeten worden geëvalueerd om te zien wat er zou kunnen worden gedaan om de bibliotheek ten goede te komen. Bibliotheekkansen kunnen zich voordoen in 'economische, politieke / juridische, technologische of sociaal-culturele omgevingen', zegt Anthony C. Danca in zijn analyse van SWOT. Bewustwording van een hoge economische status van de belangrijkste klantenbasis van de bibliotheek biedt bijvoorbeeld een bevolking die waarschijnlijk zal deelnemen aan fondsenwervende activiteiten.
Gevaren
Het analyseren van bibliotheekbedreigingen betekent ook dat factoren buiten de bibliotheek worden beoordeeld die het succes ervan bemoeilijken. Net als kansen komen veel bedreigingen voort uit de economische en politieke omgeving, zegt Danca. Zo dreigen economische neergangen de budgetten van door de overheid gefinancierde bibliotheken te verlagen. Door het huidige bewustzijn van bedreigingen te behouden, kan de bibliotheekadministratie plannen en handelen. Dit gebied vereist veel aandacht, omdat de externe omgeving vaak snel verandert.
Andere Overwegingen
Evans en Ward leggen uit dat hoewel het uitvoeren van een bibliotheek-SWOT-analyse veel tijd in beslag neemt, de voordelen de moeite waard zijn. Ze leggen verder uit dat de analyse bevorderlijk is voor het doordenken van het planningsproces op basis van de externe bibliotheekomgeving en de interne bibliotheekmogelijkheden. Het analyseproces biedt informatie over de huidige staat van interne en externe factoren, waarvan vele direct invloed hebben op de blijvende levensvatbaarheid van de bibliotheekorganisatie.
