Een bibliotheek is slechts zo goed als zijn indexeringssysteem: zonder Dewey Decimal, de Library of Congress en een soort van volumecatalogus, kon niemand het juiste boek snel of betrouwbaar genoeg vinden om de bibliotheek bruikbaar te maken. Totdat moderne openbare bibliotheken de norm werden in het midden van de 19e eeuw, memoriseer professionele bibliothecarissen de locatie van de begeleidende boeken. Later hielpen handmatige systemen zoals kaartcatalogi klanten de locatie van de boeken op te zoeken die ze wilden. Sinds de jaren negentig hebben de meeste bibliotheken sommige aspecten van hun activiteiten geautomatiseerd. Ondanks de kosten en moeite die het kost om deze systemen te installeren, zijn ze een superieur model als je kijkt naar de nadelen van eerdere methoden.
Kwetsbaarheid voor menselijke fouten
Elk systeem waarmee mensen werken, is kwetsbaar voor fouten gemaakt door een afgeleid, vermoeid of incompetent teamlid. Geautomatiseerde systemen vereisen nog steeds menselijke interactie, maar verminderen het aantal beslissingen of operaties die een mens moet uitvoeren. Of het nu gaat om het indienen van het reservatieverzoek van een patron of het volgen van de aankomst van nieuwe boeken, elke stap behandeld door een computer maakt het hele systeem efficiënter omdat het minder vatbaar is voor fouten.
Kosten optellen in de loop van de tijd
Het installeren van een geautomatiseerd systeem kan alleen al voor de apparatuur $ 20.000 tot $ 50.000 per bibliotheek kosten. Ondanks deze vooraf gemaakte kosten, bespaart automatisering geld na verloop van tijd. Deze besparing bestaat in twee vormen. Veel operaties, eenmaal uitgevoerd, gaan door zonder betrokkenheid van een medewerker - bijvoorbeeld het genereren van rapporten over interbancaire leenverzoeken of het verzenden van elektronische achterstallige kennisgevingen. Bewerkingen die nog steeds een mens nodig hebben - zoals het verwerken van geretourneerde boeken - gebeuren sneller met de ondersteuning van automatisering. In beide gevallen kan de bibliotheek personeel inkorten om het budget te verlagen of de bespaarde gelden toepassen op meer klantgerichte taken en programma's.
Zoekopdrachten duren langer en zijn minder efficiënt
Zoeken naar een specifiek boek in een kaartencatalogus - het meest iconische manuele bibliotheeksysteem - betekent dat u van de ene naar de andere index gaat wanneer u uw zoekopdracht van auteur naar titel wijzigt. Met een geautomatiseerd systeem kunt u elke gewenste zoekopdracht uitvoeren vanaf dezelfde locatie met een paar klikken. Dit bespaart tijd van de klant in vergelijking met de oude manier, en heeft minder hulp nodig van bibliotheekmedewerkers. Omdat alle indexen virtueel zijn in plaats van fysiek, kan een geautomatiseerd systeem meer zoekcategorieën hebben zonder een ander meubelstuk toe te voegen. Patrons kunnen zoeken op een breder scala aan sleutelwoorden en concepten dan met een kaartencatalogus. Geautomatiseerde catalogi kunnen ook online worden gezet, zodat een begunstiger kan bevestigen dat een boek thuis verkrijgbaar is in plaats van naar de bibliotheek te komen en teleurgesteld te zijn.
Achtergelaten op de informatiesnelweg
Bibliotheken en informatie worden in snel tempo gedigitaliseerd. Elke bibliotheek die nog steeds een handmatig besturingssysteem gebruikt, kan geen verbinding maken met digitale bronnen. Dit maakt het delen van informatie en publicaties veel moeilijker en tijdrovender dan met een geautomatiseerd systeem. Naarmate de 21e eeuw vordert en meer bronnen volledig digitaal worden, zullen gebruikers van handmatige bibliotheken geen toegang hebben tot een groeiend percentage informatie.
Grenzen stellen aan de toekomst
E-books, podcasts, blogs en video-tutorials maken allemaal deel uit van hoe de moderne wereld de som van menselijke kennis communiceert. Bibliotheken met handmatige systemen hebben beperkte toegang tot deze groeiende hoeveelheid werk. Elk geautomatiseerd systeem van hoge kwaliteit biedt standaard toegang op afstand en op locatie tot de meeste van deze bronnen.
