Het komt zelden voor dat een bedrijf zijn boekhouding uitvoert met behulp van de ouderwetse kolomvormige pad- en potloodsetup. Computers hebben een enorme impact gehad op de manier waarop boekhoudwerk wordt uitgevoerd, niet alleen voor de grote bedrijven, maar ook voor de kleine bedrijven.Boekhoudsystemen zijn betaalbaar en relatief eenvoudig te gebruiken, waardoor ze een goed alternatief zijn voor veel bedrijven.
Grootboek
Het beheer van een grootboek, de ruggengraat van een boekhoudsysteem, is een veelgebruikt gebruik van een computer op financieel gebied. Accountcodes kunnen eenvoudig worden toegevoegd of ingetrokken, waardoor het grootboek zeer flexibel is. Segmenten binnen de accountcodes kunnen worden toegewezen voor bepaalde functies, waardoor rapportage wordt vergemakkelijkt. Een boekhoudcode voor uitgaven kan bijvoorbeeld in het systeem worden ingesteld als 60235, de "6" betekent dat de account een uitgave is, de "2" zou een afdeling kunnen betekenen, zoals verkoop, en de "35" zou een speciaal marketingprogramma binnen de verkoop. Met deze opstelling kunt u eenvoudig de kosten van een bepaalde afdeling of marketingprogramma opvragen.
Crediteurenadministratie
Het betalen van rekeningen kost vaak veel tijd en energie, vooral bij het gebruik van het handmatige systeem. Met behulp van software kunt u een factuur betalen en tegelijkertijd de kosten boeken die aan de betaling zijn verbonden. U kunt uw facturen in batches betalen en al uw cheques tegelijk afdrukken, een grote tijdbesparing. Geen handgeschreven cheques of handmatig ingevoerde uitgaven meer. Zodra leveranciers in het systeem zijn ingevoerd, hoeft u hun namen en adressen niet steeds opnieuw te schrijven - de software slaat deze informatie op en u hoeft alleen factuurnummers en bedragen in te voeren met de rest vooraf ingevuld - een groot voordeel van geautomatiseerde systeem.
Rapportage
Eenvoudige rapportage is een bekend voordeel van een geautomatiseerd boekhoudprogramma. Fouten kunnen eenvoudig worden geïdentificeerd, gecorrigeerd en u kunt rapporten binnen enkele minuten opnieuw uitvoeren - iets dat onmogelijk kan worden uitgevoerd met behulp van het handmatige systeem. Aangezien alle berekeningen door een computer worden uitgevoerd, is de nauwkeurigheid van rapporten zeer hoog, waardoor de betrouwbaarheid van financiële informatie toeneemt. Als de boekhoudgegevens eenmaal in het systeem zijn ingevoerd, kan deze worden gecompileerd en gemanipuleerd via rapporten en query's die doorgaans gemakkelijk te gebruiken en aan te passen zijn. Boekhoudsystemen bieden verschillende rapportageopties, waaronder de mogelijkheid om gegevens naar een spreadsheet te exporteren, waar u de informatie kunt manipuleren.
Loonlijst
Payroll, een subsectie van de boekhouding, wordt vaak verwerkt met computers en niet met de hand. Complexe berekeningen, zoals voordelen en belastingen, worden uitgevoerd door een computer, waardoor de juistheid en efficiëntie toenemen. Veranderingen kunnen eenvoudig en tijdig worden aangebracht. Als een werknemer zijn belastingheffing wil verhogen, wordt deze informatie in het systeem ingevoerd en de rest wordt verwerkt door een salarissysteem. Om fouten te minimaliseren, kunnen tijdschema's rechtstreeks in het systeem worden geüpload zonder menselijke tussenkomst, een grote tijdbesparing voor elk bedrijf met veel werknemers per uur.
