Effectief geformuleerde zakelijke communicatie is doelgericht, professioneel en gemakkelijk te begrijpen. Ze laten de ontvanger toe om de boodschap over te nemen zonder te raden naar de bedoeling van de schrijver, misplaatste woorden om te zetten of slecht geconstrueerde zinnen te ontcijferen. Door fouten ingepakte berichten zijn een uitschakeling voor zowel interne als externe lezers. Slechte grammatica wordt vaak geassocieerd met onwetendheid of veronachtzaming van vastgestelde regels, evenals met luiheid of overhaast gedrag. Bedrijven moeten ernaar streven doordachte, gepolijste berichten te maken die hun betrokkenheid bij nauwkeurigheid en grondigheid weergeven.
Correcte berichten verzenden
Effectieve woordkeuze betekent het verschil tussen helder begrip van berichten en verwarring. Zinnen die ervoor zorgen dat lezers voor de duidelijkheid moeten herlezen, kunnen het einde betekenen van actief lezen, wat contraproductief is voor het doel van zakelijk schrijven. Zakelijk schrijven gaat niet over wowing de lezer met grote woorden en complexe zinsconstructies. Het gaat erom een punt over te brengen, met behulp van de meest efficiënte middelen. Het geven van beknopte, uitvoerbare stappen bij het geven van instructies vermindert de frustratie en verhoogt de naleving door de lezer. Het openlaten van interpretaties betekent vaak problemen, omdat lezers hun eigen regels kunnen maken of verwarrende richtlijnen helemaal kunnen negeren.
Het vestigen van geloofwaardigheid
Eerste indrukken betekenen veel. Stel je voor dat je een advertentie ontvangt voor "Peace of Mind Tutoring Service", dat "Piece of Mind Tutoring Service" leest. Als je onvoldoende gecontroleerde proefdocumenten laat ontsnappen aan de laatste inspecties, krijg je een negatieve indruk. Het ruïneert kansen voor bedrijven om hun aandacht en betrouwbaarheid te tonen. gemakkelijker voor scherpzinnige concurrenten om van deze fouten te profiteren. Hoewel gebruiksfouten zoals het typen van "woestijnbuffet" in plaats van "dessertbuffet" een spellingscontrole kunnen ontgaan, zouden getrainde menselijke ogen deze grammaticale overtredingen moeten bevatten.
Interne communicatie
Medewerkers willen transparantie en openheid van hun werkgevers. Ze willen de eerste keer de juiste informatie. Het verzenden van massale e-mails met transpositiefouten in trainingsdatums of het verspreiden van handboeken met jargon zorgt voor chaos. Het verspilt ook tijd, omdat het corrigeren van fouten andere functies uit het oog verliest. Zelfs wanneer fouten gemakkelijk corrigeerbaar zijn, is hun impact nog steeds reëel. Slechte grammatica binnen interne bedrijfscommunicatie kan het moreel en de motivatie van de werknemer verminderen om gedetailleerd te blijven terwijl taken worden vervuld.
Externe communicatie
De kwaliteit van externe zakelijke communicatie helpt klanten om indrukken over bedrijven te vormen. Klanten geven er de voorkeur aan zaken te doen met goed georganiseerde, professionele organisaties. Visueel aantrekkelijke advertenties of correct geformatteerde letters verliezen hun vonk wanneer klanten grammaticale fouten ontdekken. Hoewel de meeste klanten een bedrijf niet overspoelen met telefoontjes met betrekking tot slechte grammatica in correspondentie, zullen ze zich de misdrijven herinneren. Sommigen maken er misschien zelfs hun missie van om andere klanten te waarschuwen om de daders te vermijden.
