In de bedrijfswereld kan een aantal verschillende uitgaven van dag tot dag plaatsvinden. In plaats van een inkooporder uit te geven om deze items te kopen, gebruiken veel bedrijven een klein kasfonds. Een klein kasfonds is een bedrag dat een bedrijf gebruikt om kleine, diverse aankopen te doen.
Petty Cash-transactie
Een transactie in contant geld is een transactie waarbij een werknemer of bedrijfseigenaar geld uit het kleine kasfonds neemt om iets voor het bedrijf te kopen. Wanneer een persoon geld wegneemt uit het kleine kasfonds, noteert hij dit in het kasboek. De aankoop kan dan voor het bedrijf worden gedaan en eventueel overgebleven geld kan worden teruggenomen naar het kleine kasfonds. Kleine geldmiddelen worden vaak gecreëerd door een bedrijfseigenaar die simpelweg een zakelijke cheque aan contant geld schrijft.
Petty Cash-aankopen
Geld in een klein kasfonds kan voor veel doeleinden worden gebruikt in de reguliere bedrijfsactiviteiten. De meeste bedrijven moeten bijvoorbeeld willekeurige benodigdheden kopen, zoals postzegels, enveloppen, papier of pennen. Sommige kantoren gebruiken klein contant geld om af en toe op kantoor te lunchen, parkeertarieven of andere uitgaven die de hele dag door komen. De eigenaar van het bedrijf of de manager van de afdeling bepaalt meestal de normen waarvoor het geld kan worden gebruikt.
Kleine contanten volgen
Het hebben van een hoeveelheid contanten die beschikbaar is voor werknemers vereist enig toezicht om ervoor te zorgen dat het fonds niet wordt misbruikt. Meestal krijgt een bewaarder de leiding over het kleine kasfonds. Wanneer iemand een deel van het geld wil gebruiken, moet hij een voucher of een ander formulier invullen om de uitbetaling aan te vragen. Na het doen van de aankoop moet de persoon ook de bon voor de transactie terugsturen naar de bewaarder van het kleine kasfonds. Op deze manier kan de bewaarder precies volgen waar al het geld naartoe gaat.
Doel
Het primaire doel van het opzetten van een kasgeldfonds is om tijd en moeite te besparen. Zonder een kasgeldfonds zou de persoon die verantwoordelijk is voor het schrijven van zakelijke cheques uiteindelijk heel wat cheques moeten schrijven tijdens de hele operatie. In plaats van dat te doen, kan het individu periodiek een cheque uitschrijven om contant te incasseren en vervolgens de bewaarder toestaan om toezicht te houden op dit bedrag aan contanten. Het vermindert de hoeveelheid werk en zorgt voor minder transacties.
