Wanneer een bouwproject wordt aangeboden om te bieden, is de eigenaar op zoek naar een verantwoordelijke, gekwalificeerde aannemer om het werk tegen een redelijke prijs te doen. Het biedingsproces zorgt ervoor dat potentiële bieders met dezelfde informatie werken, wat leidt tot de mogelijkheid om niet alleen prijzen te vergelijken, maar ook de grondigheid van het bod.
De kans op een succesvolle projectuitkomst wordt aanzienlijk groter wanneer de eigenaar volledige, feitelijke informatie voor de bieders voorbereidt. Deze informatie wordt een biedpakket of biedingsdocumenten genoemd. Deze documenten omvatten de projectplannen, specificaties, hoeveelheidlijsten, roosterinformatie en gegevens over alle specifieke apparatuur of producten die moeten worden gebruikt. Relevante informatie over omstandigheden op de locatie is ook opgenomen. Een kopie van het te ondertekenen contract maakt vaak deel uit van het pakket om biedende bedrijven de tijd te geven om het ook te bekijken. De biedingsdocumenten, samengenomen, worden doorgaans onderdeel van het contract van de succesvolle bieder. Biedingshoeveelheden en eenheidsprijzen bepalen hoeveel geld moet worden betaald tijdens de looptijd van het project.
Openbare biedingen, of die met een bureau of een overheidseigenaar, volgen andere regels dan privé-biedingen. Ze moeten van tevoren worden geadverteerd en ze laten gekwalificeerde contractanten toe om te bieden als ze dat willen. Particuliere eigenaren kunnen ervoor kiezen om het proces te beperken tot contractanten die zij als bieders hebben geselecteerd.
Wanneer de bieders de biedingspakketten ontvangen, slijpen ze hun potloden of activeren ze hun schattingssoftware en bepalen ze de materiaalkosten en beschikbaarheid, de benodigde arbeid en uitrusting, de volgorde van werken en planningsvereisten. Soms doen zich problemen voor als ze een project beschouwen. Een voorbeeld is het vinden dat een belangrijk onderdeel een lange doorlooptijd heeft voor de levering die in conflict komt met het gewenste bouwschema van de eigenaar. Een ander typisch probleem doet zich voor wanneer door de eigenaar geleverde hoeveelheden niet overeenkomen met de hoeveelheden zoals de bieder deze heeft geschat. Vragen worden beantwoord door de eigenaar om opheldering te vragen. Een verantwoordelijke eigenaar zal beide vragen beantwoorden en nieuwe of bijgewerkte informatie delen met alle bieders.
Plaatsbezoeken worden vaak geregeld om aannemers in de gelegenheid te stellen potentiële problemen te identificeren die kostbaar kunnen zijn, zoals toegangsproblemen of conflicten met bestaande structuren of verbeteringen.
Wanneer de bieddatum arriveert, kunnen overheidsinstanties wel of niet biedingen in het openbaar openen. Sommige bureaus geven aan dat het bod moet worden toegekend aan de laagste reagerende bieder. Dit is soms problematisch omdat de lage bieder mogelijk een fout heeft gemaakt of anderszins de werkelijke kosten van het project verkeerd heeft berekend, wat kan leiden tot het snijden van hoeken of werk onder de maat tijdens de bouw. Privé-eigenaren hebben meestal geen openbare biedingen. Ze hebben een grote discretie om andere criteria te gebruiken dan de prijs voor het selecteren van een aannemer. Eén aannemer heeft mogelijk een hogere prijs, maar heeft mogelijk efficiëntie in de planning geïdentificeerd om het project bijvoorbeeld sneller online te brengen.
Welk proces ook wordt gevolgd, publiek of privaat, de biedingen worden op volledigheid beoordeeld. Een aannemer die een deel van het werk heeft uitgesloten, kan bijvoorbeeld worden beschouwd als "niet-reagerend" en dat bod kan worden afgewezen. Informatie die werd gevraagd maar die niet werd verstrekt, misschien met betrekking tot verzekeringen of een lijst met eerdere projecten, kan ook een reden zijn om een bod te weigeren. Aannemers moeten er goed op letten om alle gevraagde documenten op te nemen.
Aan het einde van een goed uitgevoerd biedproces geven de biedingen projecteigenaren objectieve, appels-tot-appelencriteria om de beste contractant voor het werk te selecteren.
