Ondanks de verfijning van de hedendaagse computers en boekhoudsoftware, blijft het basisloonproces vrijwel hetzelfde als tientallen jaren geleden. Heel weinig bedrijven registreren en verwerken nog steeds met de hand loonlijsten, maar het is essentieel voor elke manager om te begrijpen hoe het loonproces werkt om de arbeidskosten goed te beheersen en potentieel kostbare problemen op te lossen. Dit geldt ook als u uw payroll-activiteiten, een populair alternatief, uitbesteedt. Het payroll-proces begint met het vastleggen van de tijd die werknemers in dienst nemen. Dit kan zo simpel zijn als een handgeschreven urenstaat of het gebruik van geautomatiseerde tijdklokken die de gegevens rechtstreeks doorsturen naar een computer die de loonlijst zal verwerken. Voordat verdere loonverwerking kan worden gestart, moeten nieuwe werknemers of personen wier status is gewijzigd, een formulier W-4 invullen voor bronheffingsvrijstellingen.
Loonlijst berekenen
De werkgever verzamelt alle tijdregistraties van de werknemer aan het einde van de betaalperiode, die wekelijks, tweewekelijks of een andere periode kan zijn). De eerste stap bij het berekenen van de salarisadministratie is het vinden van het brutoloon van een medewerker, wat misschien net zo eenvoudig is als het optellen van de gewerkte uren en het vermenigvuldigen met de beloning van de persoon. Aanpassingen kunnen nodig zijn om overuren, commissies, fooien en andere vergoedingen op te nemen. Compensatie voor bedrijfsuitgaven, zoals kilometervergoedingen, worden vaak opgenomen in het loon van een medewerker na het berekenen van de betaling, omdat deze vergoedingen niet zijn onderworpen aan belastingen. De volgende stap is om de inhouding van een werknemer te bepalen. Hiervoor hebt u de W-4 en IRS publicatie 15 circulaire E van de werknemer nodig. Het loon dat onderworpen is aan federale inkomstenbelasting is het brutoloon verminderd met het totale bedrag van de vrijstellingen van inhouding.
Belastingen
Het meest gecompliceerde deel van het loonproces is het berekenen van belastingen. Voor loonadministratiedoeleinden, belastingen vallen in twee groepen: die de werknemer betaalt en worden afgetrokken van de brutolonen en die die werkgevers betalen. Werknemers betalen drie federale belastingen: inkomstenbelasting, sociale zekerheid en Medicare. Volledige instructies voor het berekenen van deze belastingen zijn te vinden in IRS-publicatie 15. In de meeste staten is er ook een inkomstenbelasting. Instructies voor belastingen van de staat zijn verkrijgbaar bij het ministerie van Inkomsten of Belastingen van de staat. Door werkgevers betaalde belastingen zijn de werkgeversbijdrage aan de sociale zekerheid en de bejaardenwetgeving, de federale werkloosheidsbelasting en de nationale werkloosheidsbelasting - FUTA en SUTA. Gebruik IRS publicatie 15 om deze te berekenen. FUTA- en SUTA-belastingen moeten samen worden gevonden omdat er een FUTA-tegoed is voor betaalde SUTA.
uitgave
De uiteindelijke status van het loonproces is om de werknemer daadwerkelijk te betalen en om belasting te heffen. Het maken van salariscontroles is vrij eenvoudig. De cheque zelf is net als elke andere cheque. Het loonstrookje heeft echter een loonstrookje. Dit is een geschreven lijst van de lonen, belastingen en andere inhoudingen of aanpassingen. Het loonstrookje, ingevuld met elk item en de year-to-date totalen, wordt aan de medewerker gegeven voor zijn administratie. Het is altijd verstandig om loonstaten te controleren voordat u ze distribueert, omdat fouten duur kunnen zijn. U wilt bijvoorbeeld niet weten dat er een toetsaanslag is gemist, waardoor een loonstrook van $ 3.000 is uitgegeven wanneer het juiste bedrag $ 300 is. Stuur ingehouden belastingen naar de IRS of staat inkomstendienst volgens de instructies.
