Het is vaak kosteneffectief voor een werkgever om werknemers te vragen om hun eigen auto te besturen wanneer ze aan het werk zijn, in plaats van te investeren in bedrijfswagens. Dit brengt echter kosten voor de werknemer met zich mee. Organisaties betalen regelmatig kilometervergoedingen om goede werknemers aan te trekken en te behouden. Het volgen van de richtlijnen van de Internal Revenue Service voor het vergoeden van voertuigkosten op basis van kilometerstand biedt zowel de werkgever als de werknemer aanzienlijke belastingvoordelen.
Mileage Vergoeding Basisprincipes
Elk jaar publiceert de IRS een bijgewerkt standaardtarief voor terugbetaling van de kilometeraftrek. Het tarief weerspiegelt de gemiddelde kosten van het gebruik van motorvoertuigen zoals auto's, bestelwagens en SUV's. Het standaardtarief voor 2015 is bijvoorbeeld 57,5 cent per mijl. De IRS stelt de koers op een niveau dat niet alleen benzine omvat, maar ook normale bedrijfskosten, waaronder verzekering, licenties en onderhoud. Werkgevers kunnen de werkelijke voertuiguitgaven bijhouden, maar doen dat meestal niet, omdat het gebruik van het standaardtarief de extra archivering onnodig maakt. Het standaardtarief dekt geen items zoals parkeerkosten of tol. Werkgevers kunnen deze kosten als zakelijke kosten vergoeden, maar ze moeten als afzonderlijke items worden behandeld.
Toegestane zakenreizen
Werkgevers kunnen alleen belastingvrije kilometervergoedingen betalen voor werkgerelateerd autorijden. Dit betekent dat een medewerker geen persoonlijke boodschappen mag doen en toch de reis als zakelijke kosten claimt. Een reis om klanten te ontmoeten is bijvoorbeeld aftrekbaar, maar een uitstapje maken om een persoonlijke bankstorting te doen is dat niet. Bovendien is het dagelijks rijden tussen werk en thuis niet aftrekbaar. Soms betalen werkgevers vooruitbetaalde kilometers, vooral voor lange zakenreizen. Wanneer dit is gebeurd, moet de werknemer een ongebruikt bedrag terugstorten.
Het volgen van zakenreizen
IRS kilometervergoeding documentatie-eisen zijn eenvoudig wanneer het standaardtarief wordt gebruikt. Dit komt omdat het standaardtarief alle normale bedrijfskosten dekt, dus een werkgever hoeft geen kosten bij te houden zoals gas en reparaties. Een werknemer moet een verslag van werkgerelateerde reizen verstrekken. Ze houden meestal een kilometerregistratie bij en moeten deze op regelmatige tijdstippen voor terugbetaling indienen. Elke logboekinvoer moet de begin- en eindtotometerwaarden bevatten. Inzendingen moeten ook een korte beschrijving van het doel en de bestemming van de reis bevatten.
Vergoeding en belastingen
Als een werkgever een werknemer meer betaalt dan het toegestane bedrag, is het eigen risico belastbare compensatie en moet het als zodanig op de W-2 van de werknemer worden gezet. Anders is de kilometervergoeding een aftrekbare bedrijfskosten voor de werkgever. De werknemer heeft geen belastingaansprakelijkheid voor terugbetaling tot het standaardtarief en het geld wordt niet als compensatie op de W-2 gerapporteerd. Wanneer werkgevers ervoor kiezen om een kleiner bedrag te betalen, kunnen werknemers het verschil op hun belastingaangifte afschrijven.
